E-post er den mest foretrukne mediet for kommunikasjon av de fleste selskaper. Det er nyttig for selskaper som er avhengige av Internett for kommunikasjon. Det er svært pålitelig og kraftig. Meldinger og elementer kan umiddelbart overføres via e-post. Men så mye som det er nyttig, det er også en viktig kilde til distraksjon. Denne distraksjon kan påvirke en persons ytelse og utdata. Det bør være tiltak som er gjort for å minimere distraksjon fra e-poster for å opprettholde en svært effektiv arbeidsplass.
Arbeidsgivere bruker ofte tidssporing for online personalet for å overvåke arbeid av sine ansatte. Noen ineffektivitet på grunn av distraksjoner kan lett sees med hjelp av dette verktøyet. Denne ineffektiviteten kan spores tilbake til kilden og er en av det emails. Folk bruker ofte lang tid sjekke deres e-post. Enten de er scouring for en detalj email eller sjekke ut for nye, spise disse handlingene opp en del av sin tid. Dermed reduseres tiden for faktisk arbeid. Sjekke og å svare på e-post er viktig plikter, men folk flest vet ikke hvordan du gjør det effektivt.
Passende gangen for å sjekke e-post. En god måte å begrense unødvendige kontroll av e-post er ved å beramme en passende tid for det. Det er tre ideelle tider når du skal sjekke e-post; Når skiftet starter, under midten av skiftet og før avreise. Denne planen kan ordnes med klienten eller arbeidsgiveren slik at de kan kommunisere på riktig tid. For å velge riktig tidspunkt for å sende en e-post, kan de bruke tidssporing for online personalet. Dette tiltaket vil eliminere unødvendige kontroll av e-post som kan være bortkastet i det lange løp.
Sjekk e-post i langsom tid. Sjekker e-post kan også holde en person fra å være fokusert i sitt arbeid. Et annet alternativ mål er ved å beramme aktiviteten under personlig nedetid. Dette er hvor tid sporing for online personalet er nyttig. Noen mennesker er i stand til å arbeide mer effektivt i visse tider av dagen. Det er bedre å holde momentum i disse tider å produsere kvalitet utganger.
Bruk nyttig e-verktøy. Få mennesker vet at det finnes verktøy som kan organisere og automatisere e-poster. E-postene kan filtreres slik at det blir lett å finne. Det kan filtreres etter emne eller kilde. Det vil betydelig redusere tiden det tar å se etter en bestemt e-post. For e-poster som vil kreve lengre tid å svare, kan det bli lagt til å gjøre listen slik at det ikke vil bli glemt.
Minimere tiden brukt på e-post vil øke alles produktivitet og effektivitet. Bruke tidssporing for online personalet vil sørge for at som det hvert øyeblikk brukt ikke er bortkastet. En liten distraksjon kan snøball på et stort problem hvis tatt for gitt.