En virtuell resepsjonist er egentlig en programvare som tar i samtaler til å angi eller avlyse avtaler på vegne av de levende ansatte. På denne måten de live ansatte ville bli frigjort fra telefon plikter, og han eller hun kan bedre fokus på andre administrative og geistlige oppgaver.
Selv om denne definisjonen er nok til å få en generell forståelse på hvordan systemet fungerer, er det ikke nok for deg å nå en beslutning om hvilke produkter å integrere til virksomheten din. Så for å fremme din kunnskap, her er seks lite kjent fakta om en virtuell resepsjonist.
1. Avhengig av programvaren, kan systemet være i stand til å godta anrop fra flere telefonlinjer som Tollfri Tall og mobiltelefoner og så videre.
2. Meldinger som har blitt tatt av systemet kan hentes når som helst og fra alle i stand til apparat - som en mobiltelefon, en kontor telefon, en datamaskin og en ekstern linje. Med alternativene for mange er det liten sjanse for du mangler på noen viktige telefonsamtale. Selv på helligdager og helgene, du vil fremdeles kunne se gjennom alle meldingene som har blitt forlatt av kundene, og om nødvendig, kan du svare på dem raskt.
3. Tilpasning er veldig enkelt. Du trenger ikke å ha en grad i programmering eller lignende for å tilpasse en virtuell resepsjonisten programvare til din smak. De fleste systemer kommer selv forhåndsprogrammert, avhengig av din avtale med programvareleverandøren. Hvis ikke, så vil du bli gitt et sett med instruksjoner som har vært arrangert godt nok å følge.
4. Priser kan være månedlige, engangs eller per samtale. Forskjellige programvareleverandører har ulike betalingsordninger. Det er noen som lade engangs for programvaren, mens andre vil belaste deg månedlig og fortsatt noen vil belaste deg per samtale. Du må velge en programvare som leveres med funksjoner dine forretningsbehov og priser som du har råd til å betale.
5. Gratis prøveversjoner med uten reservasjoner finnes. Vanligvis, når ordet "gratis" kommer opp, må du være forsiktig fordi det kan bety at du trenger å gi deg kredittkortdetaljer, og du belastes automatisk den første månedlige avgiften hvis du glemmer å trekke rettssaken før det ender. Men vet at det er også tjenester som tilbyr gratis prøveversjoner for en begrenset tidsperiode, men uten å be om kredittkortinformasjon. Du må bare forskning riktig for å finne en.
Uten tvil, ville en virtuell resepsjonist være en stor hjelp til virksomheten din. Men umiddelbart med en uten første lese om det, og helt forstå hva det vil mest sannsynlig utløser fallet av firmaet. Klokt valg systemet.