Et økende antall bedrifter har begynt å bruke e-postarkivering løsninger, og de har en god grunn til å gjøre dette. Føderale regler for sivil prosedyre (FRCP) har gjennomgått en endring i desember 2006 som et resultat av amerikansk høyesterett ordrene. I henhold til Høyesterett, alle typer informasjon, inkludert de lagrede digitalt må produseres i retten under et sivilt søksmål dersom dette kreves. Enterprise e-post arkivering har fått enorm relevans spesielt etter at denne ordren ble sendt.
Hvorfor arkivering er nødvendig?
I tillegg til de ovennevnte siste endringen i FRCP er det behov for verdensomspennende selskaper å sikre fullstendig beskyttelse av alle e-poster med selskapet. Everyday corporate enterprise mottar flere e-poster som inneholder relevante data, konfidensiell meldinger knyttet til virksomheten, kundeklager eller appreciations, og så videre. Nå må disse e-postene lagres riktig for fremtidige referanser. En viktig e-post som blir slettet kan hemme et selskaps omdømme og sin vekst og utvikling. Det er på grunn av dette faktum at e-post arkivering er avgjørende for bedriftene.
Juridiske søksmål og eDiscovery
eDiscovery refererer til bruken av en informasjon fra datamaskinen til å produsere på domstol. Ifølge kilder, flertallet av firma bruker e-post til å bevise sin uskyld i en juridisk rettssak. Siden maksimalt skriftlig kommunikasjon i dag foregår i form av e-post, har organisasjoner forstått betydningen av å lagre alle e-poster for noen bruk i fremtiden. Relevant virksomhet post bør ikke få lov til å bli slettet eller endret av en ansatt å sette selskapet navn i innsatsen.
Sparer tid og kostnader
Enterprise e arkivering hjelper i å spare en masse tid og kostnader. Teknikere trenger ikke å bruke tid forskende for bestemte e-postmeldinger siden alle e-poster blir lagret i en sentralisert database for enkel tilgang når som helst. Ap. kostnader involvert i å søke for relevant virksomhet e-poster er også ganske høy siden fagfolk har å tilbringe mye av sin tid på jakt etter tapte post hver dag!
Lagringsadministrasjon
Med et stort antall e-poster flom innboksene hver dag, er det et presserende behov blant bedriftene å øke lagringsplassen. Beste av enterprise e-postarkivering løsninger forbedre kapasiteten til meldingsserverne ved å overføre eldre e-post til en sentralisert database.
Knowledge Management
Foruten lagringsadministrasjon, in-house eller sky basert e-post fører arkivering tjenesten også til effektiv knowledge management. E-post sende via en ansatt eller en kunde som inneholder viktige meldinger, rapporter, filer, personlige detaljer, og vedlegg kan være lagret for fremtidig referanse. Dessuten, alle e-poster for en ansatt som har forlatt organisasjonen kan vises og åpnet igjen og igjen når som helst.
Ingen kjøper eller installasjon krevde
Sky basert e-post arkivering tjenester ikke trenger å bli kjøpt, installert eller vedlikeholdes. Individer som er plassert på ulike deler av verden kan få tilgang til en Skytjeneste for å sende og motta elektroniske meldinger, 24/7. Bedrifter kan dermed spare penger som de tidligere krevde for å bruke for å kjøpe og installere in-house meldingsservere.
For å konkludere bruken av e-post vil kommunikasjon fortsette å stige i de kommende årene. Som per den "Email statistikk rapport, 2012-2016"utført av Radicati Group Inc., "i 2012, nummeret av bedrifter e-post sendes og mottas per dag totalt 89 milliarder. Dette tallet er ventet å vokse til en gjennomsnittlig rente på 13% over de neste fire årene, nådde over 143 milliarder kroner ved årets slutt 2016. "