Du må ha sett PDF-filer eller mange av dere har brukt dette filformatet. PDF er en svært populær og mest foretrukne filformat gjennom tidene. De fleste databrukere har valgt og erklærte PDF beste filformatet. Det tilbyr flere funksjoner til brukerne, som er den viktigste årsaken bak sin popularitet og preferanse. Ekte mobilitet og portabilitet er en av de viktigste funksjonene i dette formatet. Det kan enkelt deles eller overføres over nettverket.
Hvis du ønsker å konvertere dokumenter til PDF, da bevarer det alle visuelle elementene i dokumentene etter konvertere dem til PDF-format. Det tilbyr også et høyt nivå av datakryptering og sikkerhetsfunksjon. Datakryptering brukes vanligvis av sikkerhetshensyn. Du må ha riktige passordet eller hemmelig nøkkel som hjelper deg med å dekryptere dem tilgang til de krypterte dokumentene. Enn datakryptering gjør det også det mulig å bruke forskjellige typer verdipapirer på dokumenter. Programvaren som er nødvendig for å lese eller utsikt PDF-dokumenter er tilgjengelig som gratis vare, benevnt idet Adobe Reader. Men for å opprette, redigere og administrere disse dokumenter, i sin helhet versjon av Adobe Acrobat kreves hovedsakelig. Det er en commercialware tilbys av Adobe Systems.
Alle funksjonene (nevnt ovenfor) som tilbys av PDF gjør det beste filformatet. Men hvor det tilbyr ulike funksjoner, på den annen side kan det skape noen problemer. Det har alltid vært en svært vanskelig og utfordrende oppgave for PDF-brukere å forvalte arkivene. Det er ulike situasjoner når du kan stå overfor problemer mens administrerende disse filene.
Large-sized PDF-dokumentet: Hvis du har en stor-tok mål fil, så du kan stå overfor problemer mens åpne den eller sende den via e-post via nettverket. Når du prøver å åpne filen i Adobe Reader, filen vil ta mye tid å åpne, eller noen ganger programmet vil starte hengende. For eksempel: du har en stor PDF-dokument som inneholder mer enn tusenvis av sider. Du vil lese eller vise bare en bestemt side det vil si for eksempel side 875. Filen er derfor stor, det vil utvilsomt ta mye tid å bli åpnet. Dette må være veldig frustrerende for deg hvis du vil vise siden i en påtrengende måte. Men hvis du bryter denne store filen i flere deler, så det blir veldig enkelt å åpne den. Annet enn denne hvis du vil dele eller sende noe informasjon som er lagret i noen sider av en PDF-fil, for eksempel: fra side 78 til siden 100. I slike tilfelle har du å sende filen komplett, som vil ta mye tid. Men hvis filen skal deles inn i flere deler, så kan du enkelt sende bare de nødvendige sidene i PDF-filen i stedet for å sende hele filen.
Ubegrenset PDF-dokument: et annet PDF håndtere problemet kan oppstå hvis du har flere PDF-filer i systemet. Et stort antall filer er svært vanskelig å lagre og administrere. Noen ganger kan de få forlagt fra den opprinnelige plasseringen eller tapt for alltid. For eksempel: du har å sende noen PDF-filer (rundt 25) via e-post. Størrelsen på hver fil er 500 KB eller 1 MB. I så fall må du laste opp filene en etter en. Dette kan en ta litt mer tid. Men hvis disse 25 filene er slått sammen til en enkelt fil, deretter kan du laste den opp på en gang. Dette vil være svært nyttig for brukerne som skal motta filen.
Sikkerhet av PDF-dokumentet: Dette er en av de viktigste spørsmålene for PDF-brukere. Filsikkerhet er svært viktig og avgjørende oppgave som må utføres for å sikre dataene og informasjonen som er lagret i filen. En PDF-fil kan inneholde svært konfidensielle data derfor, sikkerheten er den største bekymringen for brukere. Hvis filen ikke beskyttet eller sikret, får deretter alle uautoriserte brukere tilgang til informasjonen som er lagret i filen. Men hvis filen er beskyttet, eller å ha forskjellige sikkerhetsparametere, da det vil være vanskelig for alle uautoriserte brukere tilgang til den.
Fjerne beskyttelsen fra PDF-dokumentet: du må ha møtt en situasjon som dette: du har lastet ned noen PDF-filer fra Internett. Du kan lese eller vise dem på Adobe Reader. Men når du prøver å kopiere noen innhold fra filen, du kan ikke kopiere innholdet på grunn av en begrensning, som kalles "restriksjoner på kopiering av innhold" fra filen. Annet enn denne er det ulike restriksjoner som kan brukes til PDF-filer. Hvis filene er beskyttet eller sikret av disse restriksjonene, må først du fjerne alle sikkerhetsparameterene fra dem for å få full tilgang.
Disse PDF-administrasjonsspørsmål kan enkelt løses ved hjelp av tredjeparts PDF manager-programvare. Programvaren støtter deling av en fil som er store, sammenslåing av flere filer, beskytte filer og fjerne restriksjoner fra filene. Ved hjelp av denne programvaren kan du trygt bryte en stor PDF-dokumentet i flere deler, kombinere flere PDF-filer i en enkelt fil, bruke passord og andre sikkerhetsparameterene til PDF-filer og fjerne passordet og andre sikkerhetsparametere fra PDF-filer.