Etter hvert som bedrifter vokser fra år til år gjør av digitale dokumenter flyter rundt i ulike (og noen ganger obskure) mapper på servere. I mange tilfeller, kan flere ansatte bruke de samme dokumentene over mange avdelinger.
Dokumentsamarbeid
Gitt at nesten alt vi gjør i disse dager er lagret på en datamaskin, bærbar eller håndholdt enhet hvor kanne du sikre at det samme arbeidet ikke er blir duplisert igjen og igjen fordi ansatte er uvitende som en lignende dokument, bilde, video etc. finnes allerede et sted på selskapets servere?
Akkurat som det er fornuftig å bruke arkivskap for lagring av originale dokumenter, er det lik fornuftig å lagre digitale dokumenter i noen form av Management Information System (MIS).
Imidlertid har du tid til å kaste bort på å lage en universell lagringsstasjon eller mappe som alle nødvendige ansatte har tilgang? Dessuten, hvordan kan du være sikker på at det samme dokumentet ikke er lagret mer enn én gang, under en annen tittel?
Innhold styringssystemer
Når selskaper ikke har plass til å lagre sine egne originale dokumenter, vil de normalt sette dette til en sikre dokumentet lagringen selskapet. Imidlertid var du klar over at du også kan bruke den samme typen fasiliteter for digitale dokumenter og produkter?
Fine med outsourcing dette til en spesialisert dokumentet lagringen selskapet er at de vil kunne organisere dokumenter etc. på en måte som gjør det enklere for brukere å søke etter innholdet i dokumenter ikke på titler eller koder. Dette gjør søke flere brukere vennlig - forutsatt at alle relevante opplysninger lagres i ett system eller sted.
Disse systemene lagringsplass er vanligvis kalt "Content Management Systems" (CMS), men er ofte begrenset av kvaliteten og mål informasjon faktisk blir lagret i dem og tradisjonelt søk som gjøres på disse typer systemer er ikke alltid brukervennlig.
Hvor mange bruker den samme informasjonen og kanskje legge til det eller endre det resultatet kan være et konglomerat av ulike versjoner av samme innhold.
Styring av digitale ressurser
Bruker en mottaksmappe blir innholdet behandling av delte filer litt enklere, men det fortsatt må være en forretningsprosesser på plass for å sørge for at dokumentene er oppdatert riktig og ikke bare dupliseres. Bedrifter må ha en digital strategi for å håndtere forvaltning av sine digitale eiendeler.
Bruk av digitale aktiva programvare kan strømlinjeforme prosessen med å lagre digital informasjon, ved å sammenligne nye dokumenter med gjeldende filene og oppdaterer de lagrede versjonene; og ikke bare kopiere dokumenter og lagre dem med annerledes arkiv navn eller versjonsnummer.
Søk i filer
En ekstra fordel av disse typer systemer er at brukere kan normalt søke på innholdet i filer, med full tekstsøk, i tillegg til de tradisjonelle typene søk av kunden, prosjektnummer, kategori osv. Dette forbedrer arbeidsflyten tillater ansatte å trekke ut informasjonen de trenger i en svært kort tidsrom.
Bor foran konkurransen er alltid en svært viktig del av bedriftsledelse og jo raskere de relevante dokumentene, om trender og markedsføring strategier, er funnet så jo lettere er det å holde tritt med, og selv overgår konkurrentene. Når ansatte bruke mindre tid på trenger jakt etter informasjonen de de vil ha mer tid til å produsere de nødvendige undersøkelser for å sikre virksomheten fortsatt lønnsom og kostnadseffektiv.