Vi fortsetter vår detaljert undersøkelse av riktig arkivering praksis ved å vise flere elementer som er knyttet til de ulike kategoriene som krever bevaring, og den type straffen for uaktsomt arkivering.
I-9-skjemaer
Immigration Reform and Control Act (IRCA) forbyr ansettelse av ulovlig romvesen. Arbeidsgivere er pålagt å fylle ut et skjema i-9, innvandring og statsborgerskap tjenesten sysselsetting valgbarhet bekreftelse Form. De må inkludere informasjon om identiteten og fullmakt til å arbeide for alle ansatte. Unnlatelse av å overholde disse kravene kan føre til sivilrettslig eller selv strafferettslig forfølgelse. Selv om det er ikke obligatorisk i henhold til loven, anbefales lagrer kopier av bekrefter identifikasjon og arbeid autorisasjon dokumenter i tillegg til I-9-skjemaer.
Poster skal lagres i 3 år etter sysselsetting, og/eller ett år etter opphør, avhengig av hva som oppstår senere. Postene bør lagres sammen i et vanlig eller kollektivt lagret elektronisk for alle ansatte i stedet for å være plassert i individuelle personellfiler.
Ansatt fordeler Data
Ansattes pensjon inntekt sikkerhet Act (ERISA) er ansvarlig for pensjon og andre ytelser til ansatte. Arbeidsgivere må bevare poster av Cobra meldinger, poster støttedata i Sammendrag plan beskrivelser (SPDs), poster knyttet til valgbarhet for fordeler under ERISA og årsrapporter for alle nytte planer.
Poster bør generelt lagret for seks år etter opphør av sysselsetting, selv om poster som er knyttet til valgbarhet besluttsomhet for fordeler burde bli beholdt for så lenge som relevante.
FMLA/CFRA
FMLA (familie- og Medical Leave Act) tillater rett ansatte til opptil 12 uker av fravær uten lønn innenfor en 12-måneders periode, avhengig av bestemte medisinske og familiemessige kriterier. Generelle oppføringer om forespørsler skal lagres i personellfiler. Spesifikk av medisinske kravene og detaljer om forespørsler inkludert diagnose bør plasseres i personalregisteret medisinsk eller helsetilstand.
Relevant dokumentasjon bør bevares for en periode på 4 år, i henhold til FMLA, ADA og CFRA (California familien Rights Act).
Ansattposter helse
Helse ansattposter inkluderer all dokumentasjon av narkotika og alkohol testing poster, pre-sysselsetting physicals, jobb skader eller dødsfall (OSHA skjemaer 300, 300A og 301), og bestemte medisinske poster.
Medisinsk Eksamensresultater er konfidensiell, og må lagres separat fra andre poster. Registreringer av alle legeundersøkelse kreves av OSHA eller som følge av eksponering for giftige eller farlige stoffer bør oppbevares i 30 år etter sysselsetting opphør. Ellers, ansattes helse poster skal lagres i 5 år.
Workers' kompensasjon
Hver arbeid Skadebehandling krav må lagres i en fil som inneholder den Arbeiderens navn, krav administratorens krav nummer, dato for skade, en indikasjon på om kravet er en erstatning eller bare medisinsk kravet, et sertifikat av samtykke til self-insure hvis det er aktuelt og et notat om det har vært en fornektelse.
Dokumentasjon om arbeidernes kompensasjon bør oppbevares i 5 år fra datoen for skade eller 1 år fra den siste tid kompensasjonen ble levert til ansatt.
Som må beholde poster?
Alle arbeidsgivere er forpliktet til å opprettholde poster knyttet til livet syklus av en ansatt og lagre dokumentasjon av overholdelse av lokale og statlige bestemmelser. Det finnes likevel noen unntak basert på antall ansatte i selskapet. Arbeidsgivere bør sjekke med deres menneskelige ressurser avdelingen for detaljer.
Bøter og straff
Brudd på nødvendige arkivering praksis kan medføre bøter på opp til $ 70 000, i tillegg til fengsel vilkår som varierer i henhold til bestemte brudd. Setninger er ofte "per hendelse-support," som vanligvis inkluderer alle hendelser som skjer til hver enkelt ansatt.
Sammendrag
Forstå stat og føderale sysselsetting lover som stasjonen arkivering krav er avgjørende for å overholde dem. Dyktigere arkivering vil også hjelpe forsvare sysselsettingen beslutninger og handlinger og tilrettelegge effektiv menneskelig ressursforvaltning. Benytte deg av human resource-konsulenter for veiledning og observere smart dokumentasjon og arkivering for et selskap som er organisert og sikker.