En av de viktigste og kanskje mest misforstått, av alle sysselsetting praksis er ansatt dokumentasjon. Mange statlige og føderale lover, inkludert Fair Labor Standards Act til tittelen VII av Civil Rights Act, krever arbeidsgivere å bevare ansattposter for en betingelse perioden. I tillegg til offisielle poster om saker som lønns- og time informasjon, dokumentasjonen om Ansattytelse, kommunikasjon med kunder eller leverandører, er I-9-skjemaer og ansatte lønn også avgjørende, å gi juridisk bevis ved nødvendighet.
Mange arbeidsgivere innser ikke betydningen av dokumentasjon. Hendelser som ikke er dokumentert vil bli vurdert en motivkrets, som om de aldri skjedd. Selv arbeidsgivere som forstå viktigheten av å holde poster gjør ikke alltid tilstrekkelig innsats for å opprettholde tilstrekkelig dokumentasjon til å forsvare seg, skulle behovet oppstå. Arbeidsgivere kan ende opp i retten, lidenskapelig hevde at de snakket med sine ansatte om en bestemt sak ved flere anledninger, uten noen bevis for å støtte deres krav. En klok arbeidsgiver vil vie tid og innsats mot skikkelig dokumentasjon.
Verdien av dokumentasjon
Dokumentasjon presenterer konkrete bevis på data, fakta og handlinger i tilfelle etterforskning, voldgift eller søksmål, noe som gir beskyttelse til både selskaper og ansatte. Dokumentasjon tilbyr bevis at avgjørelser angående en ansatts status var utelukkende basert på utførelsen av jobben, og andre relaterte problemstillinger. Omvendt, beskytter dokumentasjon ansatte fra falske påstander laget av tilsyn om ytelse feilen.
Hva er dokumentasjonen?
Dokumentasjon er det formelle rapportering av evalueringer, observasjoner, hendelser og fakta av situasjon eller kommunikasjon. Det kan inneholde videobånd, lydinnspillinger og lignende, selv om den vanligste formen for dokumentasjon er det skrevne ord.
Dokumentasjon generelt krever ikke en ansatts signatur, bortsett fra i spesielle tilfeller som ved mottak av en håndbok, opplæring, eller muligens en disiplinære advarsel.
Når du skal dokumentere
Ledere bør ta vare å registrere hendelser så snart som feasibly mulig. Studier viser at en persons minne begynner å visne eller endre så raskt som 15 minutter etter at en hendelse transpires. Dokumentasjonen som er spilt inn umiddelbart vil bli vurdert mer troverdig og pålitelige.
Elementer av dokumentasjon
Dokumentasjon bør inkludere datoen hendelsen skjedde, dokument-skriving datoen og fulle navn og titler på partene involvert. Ledere bør ta opp brudd på vitne eller hendelsestypen observert, inkludert fotokopier av noen bevis og gitt spesifikke relevante detaljer.
Mål og spesifikke
I opptak dokumentasjon en bør prøve å være svært spesifikke, ennå være fullstendig objektiv, å ta vare å holde seg til fakta. Ledere bør unngå overdrivelser og styre klar av "meninger." "Jake unngikk alle øyekontakt under møtet," er en objektiv atferdsmessige observasjon, mens "Jake syntes å være lure meg," ville bli betraktet som en mening manglet støttende bevis.
I vår neste innlegg, vil vi avklare hvilke situasjoner og hendelser krever dokumentasjon og finne vanlige dokumentasjon feil verdt å unngå.