Noen ganger klarering mellom arbeidsgiver og arbeidstaker treff slikt lavt punkt at en eller annen part ønsker å ta opp samtaler eller møter mellom dem. Dette kan skje når de skriftlige notatene på et møte av disiplinær eller klagemål er omstridt (eller ikke-eksisterende), eller der en ansatt føler at han/hun er å være utsatt for diskriminering eller mobbing.
Flere år siden, overfor en fornærmede ansatt som hadde omstridt notater av hvert møte som hadde funnet sted opp til at punkt, jeg arrangert for en profesjonell transcriber å skrive inn ordrett notater for appell høring i en spesiell maskin - akkurat som de som brukes i domstolene. Det var fascinerende å se, og det hjalp sette til sengs endeløse krangel om hvem som hadde sa hva.
Ordrett opptak er mye lettere nå til dags: stemme innspillingsenheter er billig og diskret, og de fleste smarttelefoner har opptak fasiliteter. Så noen diskusjon kan registreres med tillatelse - og faktisk, hemmelig opptak kan lett bli gjort. Men kan være skjult innspillinger tillatt som bevis i nemnda tilfeller?
Det korte svaret er: det kommer an.
I et tilfelle nylig der en fordringshaver påstått at hennes arbeidsgiver hadde løyet i sine ET3 (Employment nemnda svarskjema) presentert i forsvar av hennes krav for diskriminering, hun nektet å levere uavhengig transkripsjoner av skjult innspilt materiale før høringen, eller gjorde hun forklare til nemnda nøyaktig hvordan materialet var relevant for hennes sak. Hun var ikke lov til å bruke materialet som bevis.
På den annen side, i en tidligere sak som involverer en pedagogisk assistent som hemmelighet registrert henne møte disiplinære, ble deler av disse opptak hvor ansatt var til stede ansett tillatelig. De delene registrert etter møtet uten kjennskap til arbeidsgiver, hvor de hadde en rimelig forventning om personvern, ikke var. Forskjellen var i dette tilfellet at fordringshaveren gi en fullstendig og nøyaktig transkripsjon i forkant av høringen, og hun viste tydelig hvor materialet var relevant for hennes krav.
Arbeidsgivere må være klar, derfor, at ansatte kan hemmelighet registrere møter eller samtaler, og bør ikke si noe "utenfor posten" som de ønsker ikke å komme inn i den offentlige sfæren. De kan velge å forby hemmelig opptak til noen diskusjoner eller møter, noe som gjør det til en disiplinære lovbrudd å gjøre det, som kanskje kan overtale domstol dommere ikke for å innrømme slike bevis i alle fremtidige fall.
Mer til poenget, bør de se til å deres styringsprosesser og kulturen i organisasjonen, og sikre at ansatte har ingenting å vinne ved å gjøre hemmelige opptak i første omgang.