Arkivering spiller en viktig rolle i forvaltningen av noen selskap. Et omfattende utvalg av informasjon om ansatte må bevares for en rekke årsaker. Dette inkluderer muligheten til å forenkle effektive forvaltningen av menneskelige ressurser, å forsvare sysselsettingen beslutninger når behovet oppstår, og overholder mange føderale og statlige lover.
Alle poster må opprettholdes for et obligatorisk minimum antall år. Tid som er forskjellige fra dokument til dokumentet, men i alle tilfeller, arbeidsgivere bør sørge for at postene er stuet i et sikkert og trygt sted som er bare tilgjengelig for autorisert personell. En gang lov til å bli forkastet, bør man være forsiktig at de er ødelagt på en hensiktsmessig måte, enten ved shredding, helt sletter fra digital lagring, eller på annen måte.
Følgende er en detaljert analyse av ulike posten kategorier som krever bevaring:
Ansette poster
Ansetter poster inneholder eksterne annonser og interne posteringer for åpne posisjoner, jobbforespørsler sendt til sysselsetting byråer, CVer, programmer, intervju evalueringer, pre-sysselsetting tester og referanse sjekker. Poster for en person en bestemme å ansette skal være arkivert i sine personalfiler. Hvis en arbeidsgiver ikke ansette enkelt, bør de lagre postene i en søkeren-fil.
Dokumenter vedrørende ansette poster bør holdes minimum 2 år etter at arbeidsforholdet har konkludert med, som drives av tittelen VII, FEHA, ADA og ADEA.
Personell personalregisteret
Personell personalregisteret bør inkludere ansatt stilling, klassifisering og beskrivelse. Filen bør også inneholde jobbtilbud brev, ytelsesobservasjoner og evalueringer, kampanjer, degraderinger, tilskuere records, permisjon meldinger, disiplinære merknader, overføringer, permitteringer og minnes, opplæring, testing, (inkludert sertifikater), forespørsler om rimelige overnattingssteder og anerkjennelse av selskapet politikk og håndbok kvittering.
Personell-filene skal lagres i en usedvanlig sikkert sted for en varighet på 3 år etter opphør av arbeidsforholdet.
Ansattposter lønn
Lønns ansattposter inkluderer lønns beregning satstabeller, stykke-priser, hver enkelt ansatt timer og dager, timelister, Skift tidsplaner og poster avklare lønns prisforskjellen mellom kjønnene.
Arbeidsgivere bør beholde lønns ansattposter i minst 4 år, i samsvar med California arbeidskraft koden, EPA (lik betale Act) og FLSA (rettferdig Labor og Standards Act).
Lønnsposter
Lønnsposter bestå av navn, fødselsdato, adresse, SSN, jobbdefinisjonen, vilkår og betingelser for sysselsetting, lønn, union og ansatte kontrakter, barnearbeid sertifikater og merknader, starten og slutten av hver arbeidsuke, totalt daglig og lønnede perioden timer totalt lønn betalt hver lønn, netto lønn og fradrag, måltidsperioder og split-Skift tidsplaner.
Lønnsposter bør oppbevares i minst 4 år etter opphør av arbeidsforholdet.
Ansatt Polygraph Test
Selv om ansatt Polygraph Protection Act (EPPA) begrenser generelt rutinemessig bruk av løgndetektor tester, brukes de nå og da som i etterforskning ansattes tyveri.
Loven krever arbeidsgivere å lagre en kopi av setningen levert til ansatte om årsaken til testing, hendelsen under etterforskning, tapet holdt ut av arbeidsgiver, varsel som er levert til en polygraph sensor navngi personen eller personene undersøkes, hva slags den ansattes tilgang til person eller eiendom under etterforskning og all dokumentasjon knyttet til selve testingen.
En uttalelse hevde at det ble forespurt en eksamen kan være plassert i personellfiler, men de resterende relatert dokumentasjon skal lagres i en konfidensiell og separat registreringssystem for et minimum av 3 år.
Som vi alltid anbefaler med disse sensitive og komplekse arbeidsrett, det er best å rådføre seg med en profesjonell menneskelige ressurser konsulenttjenester firmaet eller spesialist for å vurdere policyene og bekrefte er din arkivering praksis i overensstemmelse.
I vår neste artikkel, vil vi fortsette vår undersøkelse av ulike poster som krever bevaring, undersøke unntak fra standard arkivering praksis og avdekke konsekvensene av uaktsom arkivering.