Det vanligste dokumentformatet i næringslivet er e-post. Dessverre, de fleste e-poster er skrevet så dårlig at mottakere strever for å finne ut hvorfor de leser e-post og hva de skal gjøre med det.
Her er noen tips om hvordan du får e-posten din lest - og enda viktigere... få leseren til å ta affære.
Bestemme hva du vil de skal gjøre.
Får leseren å ta handling eller gjøre noen form for avgjørelsen bør være målet for en e-post, hvis ikke, hva er poenget i å skrive det i første omgang?
Fra øyeblikket du har bestemt målet, før du skriver noe annet, spør deg selv "hva akkurat jeg vil leseren gjøre?"
Som med enhver form for profesjonell skriving, er vaghet motsatt av nyttig. Jo klarere du er i målet ditt, jo mer overbevisende din e-post vil være.
Start ved å skrive din oppfordring til handling
Dette er hvor folk blir forvirret. Jeg tror, hvis du er heldig nok til å ha vært godt skolert, eller hadde noen form for profesjonell off-line skrive tutorial, så du vil har blitt lært å starte med en introduksjon, og med en konklusjon?
Enkelt sagt, har ganger forandret. De fleste av leserne har ganske enkelt ikke lenger tid (eller ønske) til å lese alle e-postmeldinger som kommer inn i sine opptatt strømmer hver dag. Hvis du ikke fortelle leseren grunnen til e-post umiddelbart - vil de bare gå videre.
Jeg sier ikke at måten du har blitt lært er feil: bare å si at det ikke passer dine digitale prospekter.
Eksempel
La oss si at målet ditt er: spare kundene penger ved å bytte til tjenesten.
dårlig:
Hei Jim,
Nasjonale elektriske Limited ble etablert i 1983, og sysselsetter over 120 personer, som spesialiserer seg på nasjonale elektrisitet tjenester. Tjenestene vi tilbyr er... blah, blah, blah...
bra:
Hei Jim,
Jeg er fra nasjonale elektrisitet.
Vi rettferdig bevart din konkurrent: britiske elektrisitet, 46% på den energipriser og jeg kan gjøre akkurat det samme for deg - grunnen til min e-post er å organisere et møte for 15 juli kl 3 pm å gå gjennom det i mer detalj.
Bryte email opp
Hvis du starter med konklusjonen din, vil du må sikkerhetskopiere over forespørselen med et støttende argument.
dårlig
Hvis jeg kan ha et møte med deg, jeg vil snakke med deg om hver tjeneste vi tilbyr, og du kan bestemme hvilke tjenester kan være aktuelt (hvis noen) for virksomheten din. Nasjonale elektriske Limited ble etablert i 1983, og sysselsetter over 120 personer, som spesialiserer seg på nasjonale elektrisitet tjenester. Tjenestene vi tilbyr er... blah, blah, blah... Meg.... Meg.... Meg....
bra:
Jeg ser at selskapet har en eksisterende energi avtale med elektrisk energi Limited - som nylig hevet de sine priser med 11%. Basert på din gjeldende avtale prissettingen, kan vi lagre du 46% og best av alt... Flytte til oss er enkle og du trenger ikke å gjøre noe - vi vil gjøre det alt for deg.
-Hvordan kan vi gjøre dette?
Vi kan gjøre dette ved å se nærmere på energien du bruker, og sette en mer egnet tariff.
-Hva skjer hvis du har et spørsmål?
Jeg er sikker på at denne e-posten ikke forklare alt, men det er derfor jeg prøver å møte med deg. Jeg vil gå gjennom informasjon ett trinn om gangen, slik at du kan få et klart bilde før du bestemmer hva du skal gjøre.
Styrke ditt argument med en form for bevis eller mer tillit
Med mindre du kan gi noe som sikkerhetskopierer ditt argument eller engasjerer leseren din til å tro at ytterligere, vil du finne at din e-post kan framstille som din mening.
dårlig:
Jeg tror du vil få en bedre avtale med oss, og jeg tror vi er en av de beste folkene til å kjøpe fra.
bra:
Ta en titt på vår referanseside som jeg har koblet for deg. Du vil finne at disse menneskene er veldig fornøyd med besparelsene som vi har gjort dem - alle som kom fra en innledende e-post, akkurat som denne.
Gjenta handlingsoppfordringen
På slutten av e-post, kan du omformulere handlingsoppfordringen. Forutsatt at du har skrevet en overbevisende argument, finner du en liten påminnelse av målet, ikke du noen skade i det hele tatt. F.eks så, kan hvis du kan gi meg beskjed hvis du kan gjøre 15 juli kl 3 pm, så jeg få alt annet forberedt for deg i denne enden.
Klar informasjon i Emne-linjen
Ikke prøv å villede. Dette er en vanskelig ting å gjøre - for mye info, og det vil komme over "spammy", for lite, og det kan ikke få leserne oppmerksomhet.
dårlig:
Subject: Jeg har noe du trenger.
bra:
Subject: Møteinnkallelse - 15 juli | Re: Siste endringer energi pris, 40% besparelser.
Sammendrag av to e-poster
Her er to e-postene vi har diskutert i sin helhet:
Dårlig en:
TIL: "[email protected]"
Dato: 11-7-13
Subject: Jeg har noe du trenger.
Hei Jim,
Nasjonale elektriske Limited ble etablert i 1983, og sysselsetter over 120 personer, som spesialiserer seg på nasjonale elektrisitet tjenester. Tjenestene vi tilbyr er... blah, blah, blah...
Hvis jeg kan ha et møte med deg, vil jeg snakke du om hver tjeneste vi tilbyr, og du kan bestemme hvilke tjenester kan være aktuelt (hvis noen) for virksomheten din. Nasjonale elektriske Limited ble etablert i 1