Tidligere hadde løftet deres husdyr, eiendeler eller handle dem i en transaksjon av noe slag. Så kom det en tid, når folk tok 'ord' løftet i en transaksjon. Dette ble etterfulgt av noen memoarer som ble lovet til tidspunktet for transaksjonen. Men alle disse modiene jobbet fordi antall transaksjoner ble begrenset eller 'håndterbare'. I dag som hver interaksjon en transaksjon - vanlig samhandlingen med forretningspartnere, en kollega, noen på kontoret spiskammeret eller til og med din familie. I et slikt scenario, hvordan du tar notat og forsiktighet av slike transaksjoner? Svaret er dokumentasjonen.
Fordelene ved dokumentasjon
Fordelen med god og rettidig dokumentasjon er mangfoldige:
a. fungerer som bevis for transaksjonen som ble henrettet.
b. minner begge parter av transaksjonen & detaljer.
c. handlinger talt er bedre dokumentert for sporingsformål.
d. enkel overlevering - fremover eller på neste nivå.
e. danner en historisk rekord.
Så langt har det vært referanse til personlige dokumenter. Nå, vil det være en rask gjennomgang av hvordan bedrifter og organisasjoner følger denne praksisen. Organisasjoner fulgt tidligere en praksis som er lik hva er definert ovenfor. Det var egenveksler, løfter, etc. Nå hvis du ønsker å kjøpe en vare, er det mange dokumenter som kommer inn i bildet som Spesifikasjonsark, Innstillingsveiledningen, manuell operasjoner, garanti avisene, sluttfakturaen, etc. På samme måte hvis du leter etter en tjeneste, antall dokumenter du må fylle ut ville være mange - erfaring beskrivelsen, kravet som garantert behovet for tjenesten, etc.
Hvordan får dokumentasjon komplisert?
Hvis du ser på å kjøpe en eiendom, ville dokumentasjonen være høy. Den underliggende årsaken til all dokumentasjon er enkel - type, kompleksitet og antall transaksjoner involvert. Som du kan begripe, i en eiendomskjøp, antall transaksjoner involvert er mange og hver med sin egen kompleksitet. Som forklarer hvor mye papirarbeid som går i hver transaksjon.
Eller du kan se på prosedyren søker om lån eller kredittkort. Her kan transaksjonen være mindre for søkeren. Men transaksjonen kompleksiteten blir multiplisert når ansvaret går. Ansvaret for lån eller kort leverandøren er høy. Dermed dokumentasjonen blir viktig og nesten avgjørende.
Etter forståelse alle dette og med din egen erfaring, vil du innse viktigheten av å dokumentere transaksjonene - de kritiske, mindre eller selv trivielt.