For å implementere strategier for behandling av dokumentet, må du gjøre overgangen en glatt en. Profesjonell firmaer som omhandler office automatiseringer kan være til stor hjelp. En gang du bringe dem om bord, vil de først undersøke dine behov. Ut av dette, vil de være i stand til å utvikle en rekke løsninger. Til slutt, onus vil være på deg å implementere deres anbefalinger. Dette innebærer å investere i utstyr som skannere og servere. De vil også gjennomføre opplæring til sensitize staber på prosesser som dokumentet skanning, lagring og henting. Du bør også opprette policyer for å administrere prosessen.
Identifisere og fastsette brukere: identifisere hvilke enheter bruker papirdokumenter mest. Vurdere hele organisasjonen og identifisere en eller flere enheter som har operasjoner er papir intensiv. I de fleste tilfeller, menneskelige ressurser, leverandørgjeld er kreditt kontroll og resepsjons områder slike steder. Mange dokumenter passere gjennom disse områdene. Ved å starte implementeringsprosessen her, kan du observere områder som trenger fine tuning før utvide til hele organisasjonen. Du kan også tilordne disse områdene for automatisering av arbeidsflyt.
Bestemme hvem som skal gi tilgang til skannede dokumenter. Noen dokumenter som inneholder sensitive opplysninger. Det er essensen av dokumentbehandling. Du kan ikke råd til å forlate dem i åpne for alle å lese. Dette krever en plan for hvordan å sikre slike dokumenter. Folk gjør fakturering bør for eksempel ikke har tilgang til personale poster på HR. Derfor, med konsultasjoner, avgjøre hvem som ser hva. Du bør også gjøre en beslutningen om hvorvidt disse dokumentene kan nås når som helst, dag eller natt. Du kan begrense dette bare arbeidstimer.
Tilordne arbeidsflyten mot tilgjengelige ressurser: tilordne selskapets arbeidsflyt. Ta en beslutning om å sentralisere document scanning eller ikke. I tilfelle en stor organisasjon med filialer over byen eller i andre regioner, kan du bestemme hvordan de vil få tilgang til dokumentene som vil hjelpe dem bære ut deres daglige funksjoner. Automatisering av arbeidsflyt er et annet viktig område. I stedet for brukere å gjøre beslutninger om hvordan til å rute dokumenter, Opprett regler og plasser tak for eksempel ved hjelp av fakturabeløp.
Vurder om du har nok ansatte å dokumentere skanning arbeid. Husk at de har sine vanlige daglige oppgaver. Men i situasjoner der du har et fullt strukket team, er beste å outsource tjenesten. Alternativt kan du ha det dokument ledelse løsninger skaffe opprette for deg et hybridsystem.
Implementere: Outsourcet teamet kan starte med disse dokumentene på back office, det vil si at de i arkivskap og dokumentbokser. På sin side skanner laget ditt hva som for tiden kommer i henhold til reglene for automatisering av arbeidsflyt. Etter å løse alle problemene ovenfor, kan du nå angi i forhandlinger med en potensiell leverandør. Gi dem en flyt diagram detaljering forretningsprosessen. Diskutere dine svakheter, eventuell og tiltak for å løse dem. Elektroniske skjemaer (E-skjemaer) er en viktig del av dette prosjektet. Alltid gå for en tilpasset løsning ikke en som firmaet A eller B bruker.