Jeg har et veldig stort arkivskap, og jeg hater innlevering. Hver dag, er jeg oversvømt med ny e-post, søppelpost, regninger, medisinske journaler, brosjyrer, manualer, skolearbeid, investeringer. You name it. Disse papirene ende opp stablet i hauger på toppen av min arkivskap. Jeg har alltid fortelle meg selv, "I morgen, jeg vil ta seg av dette." Du vet hvordan det går. I morgen aldri kommer.
Å være en teknisk geek, bestemte jeg meg å se hvis jeg kunne bare lagre alle dokumentene mine på min Mac. Harddiskplass er så latterlig billig at den har potensial til å virkelig endre måten jeg håndtere mitt papir tsunami.
Jeg prøvde flere mulige løsninger. I stedet for å kjede deg med min prøving og feiling, skal jeg gi deg hva jeg kom opp med. Føl deg fri til å tilpasse hva jeg viser deg her etter egne behov.
For å begynne, trenger du en Mac. Vel, yo u virkelig trenger ikke en Mac men denne veiledningen handler om å gjøre dette med en Mac. Hvis du har en PC, beklager, du trenger å finne et annet sted.
Får papiret til Mac
Bra, så du passerte den første testen. Du har en Mac. Nå, du nød å bli papiret i Macintosh-maskinen. Det er et par måter du kan gjøre dette.
Smartphone
Jeg begynte å eksperimentere med min digitale arkivskap ved hjelp av min iPhone. Jeg ville ta et bilde av et dokument og lagre det på min Mac. Hvis du bare spiller og allerede har en iPhone, kan du gjøre alt jeg skal vise deg. Den eneste ulempen er skanning fart og kvalitet.
Alt i ett skriver / planskanner
Det er en båt lass av alle i en skanner på markedet. Vanligvis vil de gjøre ett ark om gangen på en planskanner. Litt mer highend de vil gjøre dobbel sided ark og har dokumentmater. Jeg bruker en Canon-skriver (TK) som fungerer ganske bra, og gjør en rimelig god jobb for skanning av dokumenter. Igjen, er den største ulempen til denne hastigheten.
En Full på Dokumentskanner
Dette er Mac-pappa hvis du kommer til å gå papirløse. Disse skannerne er utformet for å skjære gjennom stabler av dokumenter som smør. Det er noen på markedet. Jeg har personlig sett på pen skanneren og Fujitsu skanner. Begge disse vil rocke din verden. De kan skanne opptil TK sider per sekund.
For min digitale arkivskap bruk jeg pen skanneren.
Programvare
For det enkleste oppsettet trenger du ikke å investere mye i programvare. Hvis du går med en av skannere som jeg nevnte ovenfor, kommer de med programvare for å få papir til Macintosh-maskinen. I tillegg til at programvare, for å inngi du trenger et par ting.
Dropbox
Dropbox er en rart. Hvis du ikke har det installert ennå på Mac er du virkelig mangler ut. Dropbox oppretter en mappe på din Mac. Når du bruker Dropbox-mappen vises din filer magisk på andre enheter som du har koblet til din Dropbox-konto. Det er en fantastisk måte å dele filer mellom Mac, iPhone og iPads.
Andre valgfri programvare
Denne programvaren er ikke nødvendig, men det vil gjøre livet ditt litt enklere. Jeg skal gi deg en kort beskrivelse av hver her. Senere, når vi snakker om arbeidsflyten kan vi grave i hvordan du bruker hver enkelt.
Hazel
Tenk på Hazel som din assistent. Nøttebrune se mapper og ta handlinger på filer basert på regler. Jeg bruker det til å se etter filer med bestemte filer navn og automatisk arkivere dem til de riktige stedene i min digitale arkivskap.
TextExpander
Tekst Expander er et verktøy som vil tillate deg å opprette tastatur snarvei å duplisere rutineoppgaver. For eksempel, hvis du finner deg selv å skrive inn adressen din mye, opprette en tekst Expander tekstutdrag som addr deretter, når du skriver addr, tekst ekspander vil erstatte den med hele adressen.
GoodReader
Hvis du har en iPad, er Goodreader en awesome verktøy for å vise alle PDF-filer du vil være å opprette og lagre i Digital arkiveringsskapet. Det er en av disse swiss army kniv iPad apps at jeg bokstavelig talt bruker hver dag.
Prep-arbeid
Før vi begynner digital innlevering, la oss få vår systemet som er etablert. Hvis du allerede har gjort det, installere Dropbox og opprette en Dropbox-konto.
Opprett en mappe kalt "1 skanner" i Dropbox-mappen. Dette vil fungere som innboksen. Jeg bruker nummer 1 i tittelen slik at det alltid vises på toppen av min sorterte liste. Dette er spesielt nyttig når du bruker dette på iPad og iPhone.
Opprette en "Poster" brosjyre inne Dropbox. Dette er arkiveringsskapet. Når denne mappen er opprettet, kan du organisere det allikevel du vil ha. Her er strukturen som jeg bruker. Registrerer personlig filmappe (dvs., medisinsk)
Føl deg fri til å bruke uansett struktur som du synes passer best for deg. Ikke gå altfor gal med nestede organisert mapper skjønt. hvorfor? Vel, husk at dette er en digital system. Du kan bruke Spotlight til å søke etter alle dokumenter du vil.
Hvis du bruker ryddig eller Fujitsu-skannerne leveres programvaren med recogniztion-programvare for optisk tegnlesing (OCR). Denne programvaren vil konvertere det skannede bildet til selve teksten som er indeksert av systemet. Så heller enn bekymre hvor telefonregningen din siste er, fyre opp Spotlight og skriv inn 2013 April Verizon og