Iedereen die betrokken is geweest bij de eDiscovery proces voor een geval begrijpt dat het kan ingewikkeld, tijdrovend worden en de betrokkenheid van verschillende mensen van cross-functionele teams vereist. Een gebrek aan samenwerking tussen de verschillende teams kan leiden tot ernstige gevolgen, zoals extra tijd en kosten, duplicatie van inspanningen, en mogelijk niet communiceren kritische opmerkingen.
Zelfs alleen maar een paar jaar geleden, de meeste documenten bestond in de vorm van papier en de discovery-proces zou betekenen dat papier, samen met de aanvraag van de aanvulling, om te controleren de beschikbare elektronische gegevens doorlopen. Als de wereld is geëvolueerd, meer en meer documenten elektronisch worden opgeslagen en ontdekking nu meestal begint door te kijken naar de elektronisch opgeslagen informatie.
Samenwerking speelt een belangrijke rol in het proces eDiscovery. Zodra de bron van informatie is geconstateerd, impliceren de volgende stappen verzamelen de bevindingen en waardoor ze presentabel, gemakkelijk te begrijpen, en specifiek aan de taak. Dit vereist voortdurend onderzoek, verwerking en analyse en is ook de duurste fase van de werkstroom eDiscovery. Afhankelijk van de bron van informatie, kunnen de kosten van het evaluatieproces worden tot 80% van de totale kosten van eDiscovery.
Er zijn nieuwe technologieën die helpen kunnen deze kosten beperken en stroomlijnen van de test fase:
Uitgebreid zoeken in volledige tekst
In een full-text onderzoek onderzoekt de zoekmachine alle woorden in elk document opgeslagen als het probeert te overeenkomen met de zoekcriteria of woorden geleverd door een gebruiker. Begeleide navigatie zoeken in volledige tekst kan gebruikers actief bladeren/filter de zoeken collectie door metagegevens en categorieën die zijn uitgepakt uit de index. Zoekwoord hits kunnen dan worden doorgegeven aan een document viewer client, waardoor het team het snel identificeren van de context van de match, verdere verhoging van de efficiëntie van het bestand insluiting en uitsluiting.
Document weergeven met externe toegang
Een uniform Document Viewer kunt vereenvoudigen de eDiscovery revisieproces, zodat gebruikers kunnen documenten bekijken rechtstreeks in de browser zonder de behoefte te installeren extra software of ActiveX-besturingselementen op de client-machine. Een typische rechtszaak kan betrekking hebben op verscheidene verschillende types van documenten tijdens het onderzoeksproces, waarvoor het gebruik van meerdere kijkers voor verschillende bestandsindelingen zou worden herzien. Een kosteneffectieve strategie voor bedrijven met een Enterprise Content Management (ECM)-systeem is het selecteren van een multi-tasking viewer die kan worden gebruikt als een dagelijkse document access-hulpprogramma voor het personeel. De dezelfde viewer kan vervolgens worden gebruikt als een inheemse kijker tijdens eDiscovery inspanningen. Een thin-client-viewer of nul voetafdruk HTML5 documentviewer biedt externe, mobiele toegang door iedereen deelnemen aan het project, zoals externe juridische middelen.
Aantekeningen, Mark-ups en Redactiewijzigingen toepassen
Aantekeningen zijn cruciaal voor de eDiscovery proces. Een typische viewer moet inschakelen aantekeningen zoals markeren, kleurcodering en tekstnotities kan worden gemaakt en weergegeven met documenten die niet alleen in de indelingen TIFF, JPEG of PDF, maar in de oorspronkelijke indeling zo goed zoals MS Office of e-mail bestanden zijn opgeslagen. De originele versie van het document is bewaard gebleven, terwijl geannoteerde versies kunnen worden bijgewerkt en gedeeld tijdens het hele proces eDiscovery. Een redactie-module laat Redactiewijzigingen toepassen om te worden "verbrand" tot documenten, effectief verwijderen van de onderliggende vertrouwelijke tekst en produceren een anders geïndexeerd en doorzoekbaar PDF-document. Een intuïtieve visuele interface kan een gebruiker selecteert u tekst of definieer een regio van een document permanent uit het document worden geredigeerd. Een sterke aantekening systeem kan worden gebruikt op een geautomatiseerde manier te redigeren van regio's van inhoud op basis van locatie, zoekresultaten of andere regels.
Beheer van digitale rechten
Beheer van digitale rechten (DRM) kunt documentmachtigingen toegekend op gebruikersniveau. Integratie van deze procedure binnen de weergave-engine vereenvoudigt het proces van toestaan en afwijzen afdrukken, opslaan, annotatie en redactie gebaseerd op de behoeften van elke gebruiker, zonder dat de oorspronkelijke legale versie van het document worden gewijzigd. Door het toevoegen van een besturingselement Digital Rights Management op het document u kunt het document als alleen-lezen maken en beheren pan afdrukken, navigatie, controle en opslaan in een werkgroep, tussen afdelingen, of met partners en leveranciers buiten de firewall.
Conclusie
De revisieproces hangt af van de beoordeling werkstroom en het protocol instellen door een advocaat. Echter kan het gebruik van deze nieuwe technologieën helpen het proces van moderne elektronische geschillen, geld besparen en helpen online analytics, verwerking, inschakelen en versnellen van samenwerking op de gegevens.