Een miljoen vellen papier elke dag... dat is de output van de regering Crown openbaar ministerie zoals benadrukt in een aantal artikelen die deze week verschenen, met inbegrip van in The Independent en The Spectator.
De artikelen zijn gebaseerd op de bevindingen in het verslag kleiner, beter, sneller, sterker: Remaking regering voor het digitale tijdperk, die kijkt naar de hoeveelheid geld ministeries besteden op papier gebaseerde systemen en die kan worden opgeslagen.
Het verslag bevat ook verhalen van hoe op het paspoort Bureau, aanvraagformulieren die online zijn ingevuld zijn vervolgens afgedrukt en geboekt terug voor de aanvrager handtekeningen, en dat elke dag de Driver en Vehicle Licensing Agency (DVLA) in Swansea ontvangt twee gelede vrachtwagens vol met brieven en papierdocumenten voor verwerking.
Het papier is geproduceerd door het digitale lichaam ressorterend van de beleidsuitwisseling, een UK denktank en liefdadigheid ingesteld op 'ontwikkelen en bevorderen van nieuwe politieke ideeën die betere openbare diensten, een sterkere samenleving en een dynamischer economie leveren'. Zij stelt voor dat door een betere benutting van technologie die de regering zou kunnen verminderen departement jaarlijkse overheadkosten door £10 per jaar, opslaan £70bn 2020 - Hoewel The Independent erop dat de reactie van Francis Maude, Cabinet Office minister wijst, was dat terwijl hij het verslag verwelkomde, schatte hij besparingen zou ongeveer £1 .2bn tegen 2015.
Verschillende conclusies zijn in het verslag zo nodig bij te dragen tot deze besparingen samengevat. Een belangrijke aanbeveling is om:
Papier voor alle interacties binnen en tussen ministeries te elimineren.
Met meer dan 100 adressen van de centrale overheid rond het land, bemand door ongeveer 400.000 ambtenaren, en met 39 procent van de publieke sector werknemers geïnterviewd tijdens onderzoek ten behoeve van het verslag zeggen dat ze hadden moeite het bijhouden van papierdocumenten, verklaren het verslag auteurs:
Bewegende papier rond het land is traag, duur en een verspilling van waardevolle medewerkers tijd. Belastingbetalers verdienen beter dan ambtenaren worstelen met stapels papier en gegevensinvoer wanneer zij zou kunnen en moeten hun werk doen zou.
Een tweede aanbeveling luidt als volgt:
Als het gaat om interacties tussen overheid en burgers, het leidende beginsel is vandaag digitaal-door-default, als uiteengezet in de digitale strategie van de regering.
Francis Maude vertelde The Guardian eerder dit jaar dat vrijwel alle de verwerking op de DVLA digitaal, gedaan kan worden, maar dat een enorme hoeveelheid nog steeds op papier gebaseerde was en hij verwees naar "enorme aantallen mensen lopen een administratieve verwerking papierfabriek."
Document managementsoftware kunt automatiseren document intensieve bedrijfsprocessen, door middel van documenten en gegevens vastleggen voor naadloze integratie van gegevens in klanten lijn van zakelijke systemen, ERP, HR en CRM-toepassingen.
eForms bieden een eenvoudige en voordelige manier van het vastleggen van gegevens en werkstroom tijdrovende en mensen-intensieve verwerking kunt automatiseren. Inhoud is beschikbaar 24/7 - van overal in de business - en business intelligence (BI) verslagen help haarfijne probleemgebieden evenals identificeren trends en verschuivingen.
Door het verwijderen van papier en handmatige verwerking van bedrijfsactiviteiten, organisaties kunnen kosten, verbetering van de efficiëntie, zakelijke controle verbeteren en wettelijke naleving - bereiken en in hun paper, het winnen van de oorlogen van de papier - vastleggen van de inhoud en de proces-troepen, mobiliseren AIIM (vereniging voor informatie en imagebeheer), zegt dat bedrijven nu zetten het creëren van betere records voor naleving en -audit trail doeleinden als een belangrijkere reden voor het verplaatsen naar een papier-vrije oplossing zelfs boven de snellere respons zorgt en verbeterde productiviteit winsten.