Verbinding maken via online video-conferencing heeft het mogelijk gemaakt aan netwerk met mensen over de hele wereld op elk moment. Maar enkel omdat het is mogelijk betekent niet altijd dat er efficiënte. Online video-conferencing kunnen net zo inefficiënt en onproductieve als regelmatige vergaderingen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u voldoende voorzorgsmaatregelen en stappen om elke video conferentie zo effectief mogelijk te nemen. Hier zijn enkele van de grootste dingen die je hoeft te doen.
Test alle microfoons en camera's op voorhand
Technische problemen kunnen vertragen van elke vergadering. Neem de tijd om te testen alle microfoons en camera's vóór de vergadering. Ongeveer twee uur vóór de vergadering, stuur een bericht naar iedereen die op het bijwonen plannen. Vraag hen om ervoor te zorgen dat al hun hardware is up-to-date en werkt. Die manier u niet het risico lopen van waardevolle tijd uitglijden weg als een paar leden strijd om hun microfoons werken en hun headsets op.
Iedereen komen vijf minuten te vroeg
Of het nu een cloud-gebaseerde conferentie of een conferentie in-persoon, leven gebeurt, en het kan mensen laat maken. Als een algemene regel, vragen dat iedereen die komt voor de Conferentie er ten minste vijf minuten vroeg. Op deze manier als iets gebeurt of het lid is gestopt, die vijf minuten durende venster kunt hen de kans te krijgen in. Anders, u weet dat iemand gaat om een eerlijke beetje laat, en toe te voegen in nieuwe mensen aan de video conference call kan storend zijn.
Als u vindt dat het is moeilijk om mensen te komen vijf minuten te vroeg te overtuigen, bouwen een extra vijf minuten in de tijd van de vergadering. Mensen nog steeds verschijnen laat, maar u kunt uitstellen begint de vergadering voor een volle vijf minuten of zo. Het is best niet te vertellen van de aanwezigen dat u de vergadering vijf minuten, zal niet starten omdat dan ze op het hebben van die extra tijd zal tellen.
Bieden van tevoren notities vergaderzalen
De beste manier om een video conference call effectiever en efficiënter is om ervoor te zorgen dat iedereen heeft notulen van tevoren. De vergadernotities moeten in detail te beschrijven wat u van plan bent te dekken in de vergadering samen met potentiële problemen te bespreken en om inlichtingen verzoeken. Hoe eerder kunt u krijgen deze notities uit, hoe beter. Op deze manier de leden van de vergadering kunnen op voorhand voorbereiding van de bijeenkomst, en ze mogelijk om nog meer waardevolle content te bieden. Het kan ook helpen conferentie leden houden met wat u debatteren en op spoor blijven als ze te verlaten om wat voor reden.
Als u de vergadering als een onderdeel van een bedrijf of als vertegenwoordiger voor de ondernemer werkt, zorg ervoor dat alle notities voor de vergadering door de eigenaar of uw superior uitvoeren voordat ze worden verzonden uit. Vermijd met inbegrip van vertrouwelijke of gevoelige informatie. Ook niet vergeten dat in de meeste staten notulen als officiële zakelijke documenten voor legale doeleinden rekenen kan. Dit betekent dat u hen als bewijs dat uw bedrijf al aan de nodige staat zakelijke formaliteiten voldoet heeft moet opslaan.