Heb je een lijst van ingrediënten die uw idee van het opslagsysteem volmaakt document vormen?
En voordat we verder gaan, dan bedoel ik stap uit de buurt van specifieke soorten systeem en vraag hoe - in een ideale wereld - u zou organiseren, opslaan en toegang tot de documenten die uw business aansturen?
Mensen die we spreken om consequent willen elimineren het papier van een document-gedreven proces als een topprioriteit bij het zoeken naar een oplossing voor de opslag van documenten. Automatiseren van de verwerking zal natuurlijk doen dit - maar automatiseren gaat niet alleen over de fysische verwijdering van papier.
Automatiseren betekent ook stroomlijnen verwerking- en daarmee veel van de andere vakken op een perfecte opslag oplossing wens-lijst te tikken.
Ten eerste, bedrijven zeggen, het proces van de opslag moet eenvoudig, snel en makkelijk te gebruiken - ze willen om zich te ontdoen van die vol 'indienen' trays, de resultaten van het personeel die eeuwenoude gehate baan plannen voor 'morgen'.
Het is ook noodzakelijk, dat de procedure voor het zoeken en ophalen van een bepaald document niet alleen eenvoudig, maar ook snel - instant bij voorkeur is.
Het moet mogelijk zijn op toegang tot alle documenten in een systeem met gelijke gemak - en dat betekent onder andere gearchiveerd (en zonder de noodzaak om te klauteren in verwerkt-off stoelen en antieke ventilatorkachel trok zich terug in de kelder van de opslag of moetend off-site reizen naar de faciliteit speciaal in opdracht archief).
Organisaties zijn heel gericht op zijnde kundig voor kostbare vierkante meter toewijzen aan hun meest waardevolle troef - hun personeel (en niet omslachtig archiefkasten) - en zijn ook uiterst bezorgd om kosten voor opslag.
Een opslagoplossing moet natuurlijk juridisch compatibele - en iedereen opmerkingen over hoe ze nooit hebben van de ruzie willen van het verliezen van een document opnieuw.
Wat de mensen niet willen is dat een document fysiek in zicht in hun in-tray bewaren als een herinnering dat verwerking nodig is op een toekomstige datum. Hun ideaal is voor dat document worden veilig opgeborgen en gewaarschuwd wanneer actie nodig is. Ze willen niet op dezelfde manier moet hand-schrijf instructies en sjouwen een flinke bestand langs naar de volgende persoon in de keten voor de verwerking.
En natuurlijk de veiligheid van het allergrootste belang is - niet alleen in ervoor te zorgen dat documenten veilig tegen fysieke gevaren zoals brand en overstromingen, maar ook zeker van zijn dat toegang is beperkt tot geautoriseerde gebruikers.
Automatiseren: het in voorraad documenten centraal, maar waardoor ze toegankelijk vanuit overal in het bedrijf - aan de persoon zit aan het volgende Bureau, in een zijvertrek of opereren vanuit een kantoor een continent weg- en 24/7 beschikbaar.
Documenten kunnen ook worden vastgelegd van overal in het bedrijf. Die reeds in elektronische vorm worden automatisch vastgelegd en papierdocumenten kunnen scannen en OCR (optical character recognition)-technologie gebruikt voor het onttrekken van de essentiële gegevens voor verdere verwerking.
Meerdere niveaus van de vergunning kunnen worden gedefinieerd en een systeem van waarschuwingen instellen om te waarschuwen wanneer actie nodig is. Een document kan bijvoorbeeld ook op verschillende manieren - via klant nummer of factuur nummer/afdeling worden opgehaald.
Een systeem is niet alleen efficiënter, aanneming vermindert echter ook kosten - opslag, briefpapier en verwerking. Bovendien, bevrijdt werkstroom gebruiken voor het automatiseren van enkele van de handmatige verwerking personeel te concentreren op meer strategische werk.
En eenvoudige, snelle en makkelijk te gebruiken? Onze klanten dat denken.
Oh - maar een document Managementoplossing zal maken de thee.