"Een aantal hedendaagse bedrijven zijn nu papierloze standaard bij aanvang van de rekening, en sommige kunnen zelfs vraag betaling voor afgedrukte versies van rekeningen en verklaringen."
Dit was een opmerking in een artikel Gepost door Document Media vorige week onthullen dat de verhuizing naar papierloze transacties zeker groeit. Papierloze na een project van vijf maanden onderzoek die document Media voorspelt dat tegen 2017 8,6 miljard facturen en verklaringen aan de consument in de VS verzonden zal zijn - dat is over dubbele de figuur 4.2 miljard van 2012, en vertegenwoordigen 35% van de rekeningen en de verklaringen die zijn verzonden.
PayStream adviseurs meer consumenten kiezen in papierloze eBilling onlangs wees naar bijna 66 procent van de consumenten betalen facturen online in 2011 - tot 2 procent op de nummers doen in 2010.
Volgens de nationale geautomatiseerde Clearing House Association in de Verenigde Staten zijn de mens drie redenen voor kiezen om te gaan papierloze wanneer ontvangen en betalen van rekeningen:
Voor gemakkelijkere toegang (ze zeggen online is relatief moeiteloos in vergelijking met behandeld door laden)
Om rommel
En om goede en 'groene'.
En verbetering van de efficiëntie, vermindering van de papierberg en te helpen adres milieukwesties tot de prioriteiten bedrijven behoren geven voor het automatiseren van processen document-gedreven.
Toch blijft het een feit dat veel van de mededeling in de zakelijke wereld nog steeds in papieren vorm ontvangen is-we onlangs merkte op dat dit cijfer is 73 procent van de ingekomen stukken, met 62 procent komt via de post en 11 procent aankomen als faxberichten.
Een van de belangrijkste redenen voor het vasthouden aan dit gebruik van papier is traditie - papier is al rond voor een lange tijd. Het woord "papier" zelf komt van de oude Grieken die papyros gemaakt van de papyrus plant voor schrijven en papier gebruikt zoals we weten dat het werd uitgevonden door de Chinezen in de 2de eeuw VC. Oorspronkelijk handgemaakt, papierproductie geleidelijk aan verspreid naar de rest van de wereld en het gebruik ervan echt tot bloei gekomen wanneer water papermills ingeschakeld gemechaniseerde productie in de jaren 1400.
Het is dus niet verwonderlijk dat papier blijft in hoeveelheid worden gebruikt. Maar deze klampt zich vast aan de gewoonte heeft zijn keerzijde voor bedrijven, niet in het minst omdat traditionele postkamer verwerking traag, inefficiënt en duur is.
Verhuizen naar een digitale postkamer zal niet alleen op snelheid en de efficiëntie verbeteren, maar ook besparen op kosten.
Een digitale postkamer in wezen vangt in elektronische vorm alle documenten invoeren van een organisatie met papier formaten gescand, en hen naar de juiste persoon, afdeling of backend ERP, CRM, ECM of workflow oplossing automatisch worden doorgestuurd.
Intelligente classificatie technologie kunnen binnenkomende documenten te worden aangemerkt - bijvoorbeeld als correspondentie, facturen, contracten en verkooporders. Na indeling identificeert krachtige herkenningssoftware de essentiële gegevens, dramatisch verminderend de noodzaak aan sleutel in informatie. Vervolgens wordt het document doorgestuurd voor verdere verwerking - aan de relevante departement/mens, aan anderen voor informatie en escaleerde waar nodig - alle overeenkomstig een organisatie zakelijke regels.
Verwerkingskosten zijn sterk verminderd door het verwijderen van de noodzaak om fysiek verhandelen documenten eenmaal gescand en het hele verdere proces is geworden veel efficiënter met de beschikbare documenten online.
AIIM (vereniging voor informatie en imagebeheer) zeggen dat hun onderzoeken voortdurend markeren de belangrijkste voordelen van een digitale postkamer op te nemen van betere klantenservice, terwijl inkomende documenten zijn direct beschikbaar, en de resulterende in een veel snellere start van het bedrijfsproces en een snellere, efficiëntere query responstijd.
AIIM vond ook dat de ROI (return on investment) voor het automatiseren van de postkamer meestal 12 maanden voor 46 procent van de organisaties en 18 maanden voor 64 procent was.