Ik schrijf veel over de voordelen van het papierloze kantoor, de papierloos proces - ik heb gepost een blog vorige week, papierloze - gaande van het individu aan de business en de vorige week schreef over opslaan documenten - juridische vereisten en hoe de papierberg probleem op te lossen.
En de voordelen van het converteren van papierdocumenten tot elektronische zijn onbetwistbaar: er zijn de groene en milieu kwesties, de lagere opslagkosten, de veiligheidsaspecten van het houden van documenten beschermen tegen brand en waterschade, de compliance voordelen elektronische opslag brengt- plus werknemers hebben 24/7 toegang tot de documenten die ze nodig hebben om hun werk te doen.
I verslag over organisaties die verhuizen naar papierloze systemen. In maart die werd aangekondigd dat het ministerie van Justitie was de invoering van het gebruik van misdaad zou eForms en dat van 1 April 2013 niet langer accepteren papieren versies.
Alleen deze week een artikel verscheen in ComputerWeekly zeggen dat een aantal Britse politie krachten waren papier gebaseerde processen met het grote publiek naar online verplaatsen en beginnen met vuurwapens licenties - hun rubriek 'Britse politie begint te verscheuren Dickensiaanse transactieprocessen', met Dickensian een verwijzing naar de directeur van middelen UK politie Matthew Bennion-Pedley van commentaar op het huidige systeem. Tot nu toe 38 krachten verspreid over Engeland en Wales hebben belangstelling getoond voor en het is gezegd dat de eerste keer een groep van de politie heeft samen om naar een e-commerce oplossing zonder een richting van de regering.
Soms wordt de conversie van papier naar elektronisch behandeld als een doel op zich - maar de voordelen van going paperless zijn zo veel meer dan alleen de aspecten op te slaan en toegang. Geautomatiseerde workflow stroomlijnt verwerking, verbetering van de cyclustijden verwerken, en brengt een hele reeks van BI (business intelligence) en management informatie voordelen.
En nog veel organisaties lijken te ontbreken deze truc - AIIM onlangs gemeld op de bevindingen van een onderzoek papier benadrukken dat meer dan de helft van de ondervraagde organisaties zei dat ze retyped gegevens uit gescande afbeeldingen. Dit, betekent zoals AIIM opmerkt, dat een werknemer een elektronisch document waaruit de gegevens om te maken een verder elektronisch document, met de daarmee gepaard gaande tijdselement en het risico van mis-keying nadelen Hersleutel effectief wordt afgedrukt.
Geautomatiseerde data-extractie, zoals via OCR (optical character recognition) en barcode technologie, essentiële gegevens van alle oorspronkelijke documentindeling - Word, PDF-bestanden, e-mails- en de uitgepakte gegevens gevalideerd op basis van een organisatie ERP, enterprise content management of andere informatie-archief kunt identificeren.
Documenten worden vervolgens gerouteerd naar de juiste persoon/afdeling, of voor de desbetreffende actie. Vastgelegde informatie kan ook worden gebruikt voor het automatisch bijwerken van zakelijke toepassingen.
Automatiseren van enkele van de verwerking laat personeel vrij om zich te concentreren op meer strategische taken, met de verwerking geconfigureerd om te voldoen aan zakelijke regels en beleid. Verbeterde beveiliging komt uit kunnend definiëren machtiging toegang en escalatie strategieën kunnen allemaal worden ingebouwd.
Met veel meer inzicht in en controle over de verwerking, de rapportering en BI tools ook bieden verbeterd beheer en analytische informatie - en tot slot de gegevens kan worden gepost automatisch naar elke regel van bedrijfssysteem, ERP, menselijke hulpbronnen of CRM toepassing, via naadloze interfaces.
Het hele bedrijfsproces is efficiënter, en de kosten dalen. Organisaties automatiseren factuur verwerking, verslag bijvoorbeeld regelmatig een rendement op investering van tussen de 6-12 maanden.