Te maken met de bergen van papierdocumenten kunnen een van de grootste problemen van een organisatie. Papierdocumenten zijn duur om te verwerken, kunnen worden misplaatst of verloren, en verder langs de lijn problemen met betrekking tot opslag.
Een aantal soorten documenten hebben een houdbaarheid in de wet vastgelegd - veel van die gevonden in financiën zijn een voorbeeld. Facturen en BTW-gerelateerde documenten moeten worden opgeslagen voor zes jaar en PAYE details, lonen en inkomstenbelasting records voor drie. HR (Human Resources) moeten ongevalsverslagen gedurende drie jaar worden bewaard en records verwijzen naar medische problemen hebben verschillende lengtes van opslag opgegeven.
Bepaalde bedrijfstakken hebben hun eigen gedefinieerde bewaringstermijnen voor documenten. GPs zijn vereist om te houden van records tot 10 jaar na de dood van een patiënt (of nadat de patiënt hebben verlaten het Verenigd Koninkrijk), tenzij ze in de Europese Unie blijven.
Maar bovendien elke organisatie zal hebben zijn eigen document opslag bedrijfsbehoeften.
De uitdaging - opslaan van papierdocumenten is zowel duur als moeilijk te beheren
Hoe veel waardevolle verdieping-ruimte heeft uw organisatie toe te kennen aan archiefkasten- en kabinetten vaak met documenten die zelfs nog nooit worden opnieuw gekeken kunnen totdat genomen aan het eind van hun houdbaarheid worden vernietigd? Hoe zit het met deze documenten waarvoor toegang op een bepaald moment? Hoe lang uw rekeningen te betalen (AP) team besteden rond wroeten in kartonnen archiefdozen zoekt die ongrijpbaar factuur? Let nooit op de vertraging en kosten in aanvragen en jagen op levering van items die zijn gearchiveerd off-site.
Dan zijn er de privacy en veiligheid, gegevensbescherming, en de daaruit voortvloeiende problemen verbonden aan kamer toegang, Cijfercombinatiesloten - en zoekgeraakt sleutels.
Plus, hoe zit het met bescherming van de voor deze vitale documenten bij brand en vloed? Het neemt niet veel water te ruïneren een papier-record.
Dat is waar een oplossing voor documentbeheer komt in - opslag van documenten elektronisch, veilig en veilig, en bieden onmiddellijke toegang tot 24/7 aan de gebruikers die u toestaan.
Hoe een oplossing voor documentbeheer kan helpen
In advies aan organisaties zegt HM Revenue en douane (HMRC) dat BTW-records, PAYE details, lonen en inkomstenbelasting records opgeslagen elektronisch toegankelijk moeten zijn "gemakkelijk aan u en aan een BTW-officier" bij een bezoek aan.
Een document archiveren oplossing kunnen documenten worden gescand in het systeem, waardoor personeel - en toegestaan bezoekende ambtenaren - opgegeven documenten gemakkelijk te vinden als en wanneer nodig.
Archiveren is echter slechts het begin (zij het dat het komt aan het einde van het leven voor het document). Het is nuttig, maar document vastleggen verplaatsen naar het begin van het proces en toevoegen van workflowverwerking brengt nog meer voordelen, bespaart tijd en kosten.
Bijvoorbeeld, met een oplossing voor factuur, facturen worden elektronisch opgeslagen (papieren facturen gescand zoals ze Voer de AP afdeling), onmiddellijke toegang tijdens het bedrijfsproces te lossen query's onmiddellijk, enz, en toegankelijk via IMS of lijn van bedrijfssystemen te integreren.
Een van de redenen achter een Midlands politiemacht besluit voor het automatiseren van de verwerking ervan ongeval verslag was het bedrag van de fysieke ruimte die nodig is voor het opslaan van de documentatie - ongeval records (sommige met maximaal 30 verschillende documenten) dienen te worden door de wet bewaard gedurende 10 jaar.
Hun geautomatiseerde ongeval rapportage oplossing de politie hebben geïmplementeerd is inderdaad erin geslaagd te verliezen van de rijen van archiefkasten. Maar daarnaast door te investeren in een oplossing die de documenten aan het begin van het proces vangt, workflowsoftware zou zijn opgenomen om te waarborgen dat in overeenstemming met de beste praktijken, elimineren enkele van de handmatige werk en toestaan van het team te controleren en te voldoen aan kritische KPI's - alles wat resulteert in een veel betere dienstverlening.