Bedrijven die ervoor kiezen niet te automatiseren van hun reizen en kosten (T & E) verwerking zou niet alleen mist op potentiële besparingen, maar ook verliezen de mogelijkheid om te bezuinigen op reizen en kosten vordering fraude - zo zegt een PayStream adviseurs enquête.
Recent onderzoek van de autoriteit voor de financiële proces toont dat 36 procent van de bedrijven in de VS nu hun reizen en kosten verwerking automatiseren en dat de tenuitvoerlegging van T & E beheeroplossingen op de stijging is.
Handmatige papieren kosten verwerking is tijdrovend en moeizaam - met gegevensinvoer vatbaar voor fouten, het is zwaar op de opslagvereisten, en vergunning knelpunten en distributieproblemen zijn gemeenschappelijk.
En nog het is een proces dat bedrijven niet zonder - weinig organisaties vereisen geen werknemers om te reizen op een bepaald moment.
T & E bedrijfskosten stijgen
Het is ook een groeiende kosten voor bedrijven - bijna 60 procent van de respondenten van de enquête PayStream gemeld dat uitgaven voor reizen en kosten in de afgelopen drie jaar gestegen.
Reizen (tarieven, benzine, enz.) en bijkomende kosten gaan omhoog - en het bedrag van zakenreizen zelf ook is ingesteld om te groeien.
Deze stijging van de kosten in verband met T & E heeft ook veel meer bedrijven verhuizen naar ontvangsten voor alle kosten in plaats van voor vergoedingen vereisen over een bepaalde financiële grens gezien. Meer dan de helft (52 procent) van PayStream de geënquêteerde bedrijven zeggen ze nu behoefte ontvangsten voor alle kosten, tot op de figuur 44 procent van het voorgaande jaar.
Die allemaal klopt aan nog meer T & E papier, meer verwerkingstijd en hogere T & E verwerkingskosten.
T & E: automatiseren Verwijder het papier, versnelling van het proces en de kosten verlagen
Last oplossing verwerking elimineert de noodzaak voor papier distributie en stroomlijnt het proces hele vergoeding:
de eiser maakt een kosten formulier online, met een optie om elektronisch koppelen door het scannen van de relevante ontvangstbewijzen
de vorm (en ontvangsten), rechtstreeks naar de juiste persoon voor vergunning gerouteerd
Zodra toegelaten, wordt financiële gegevens geboekt naar het bedrijf ERP voor betaling.
De vorm van de kosten en de ontvangsten zijn beschikbaar voor onmiddellijke toegang 24/7, en audit trails en verslagen van beheer en informatie betekent dat het hele proces is nu veel transparanter.
Kosten verwerking is gewoon gemakkelijker geworden voor de eiser, van de fiatteur
en voor de afdeling van de verwerking kosten.
Extra voordelen van het automatiseren van T & E:
geen meer gegevensinvoer door het financiële team - het vermijden van fouten en het wegwerken van hun tijd inzet mis-keying
invullen van het formulier kosten is gemakkelijker - standaardopties worden geleverd en veel velden kunnen automatisch worden ingevuld
niet meer verloren of vergeten vorderingen - ingebouwde automatische escalatie en kennisgeving vlaggen zorgen verwerking is op spoor
query's, fouten en afwijzingen kunnen opgelost worden snel - resulterend in gelukkiger werknemers.
En automatisering brengt ook meer controle, vermindering van het risico van fraude
Automatiseren T & E verwerking niet alleen betekent dat er is minder kans voor fout - maar ook vermindert het risico van fraude.
De online business resource verse Business denken verslagen dat uit recente enquêtes blijkt, tussen 5 en 20 procent van de kosten van claims zijn vergrote of volledig fictief.
Een oplossing voor reizen en kosten kan bedrijven om reizen en kosten regels worden nageleefd, met kosten vorderingen goedgekeurd door de bevoegde instantie overeenkomstig bedrijfbeleid.