Een toenemend aantal bedrijven zijn begonnen met behulp van e-mail archivering oplossingen en ze hebben een goede reden om dat te doen. De federale regels van Civil Procedure (FRCP) hebben ondergaan een wijziging in December 2006 als gevolg van de Supreme Court orders. Volgens het Hooggerechtshof, alle soorten informatie met inbegrip van die opgeslagen digitaal moet worden geproduceerd in de rechtbank tijdens een civiele rechtszaak indien gewenst. Enterprise e-mailarchivering heeft opgedaan enorme relevantie vooral nadat deze bestelling werd aangenomen.
Waarom archivering is nodig?
Naast de hierboven genoemde recente wijziging in FRCP is er behoefte aan een wereldwijde dochterondernemingen om volledige bescherming van alle bedrijf e-mails. Dagelijks een zakelijke onderneming ontvangt meerdere e-mails met relevante gegevens, vertrouwelijke berichten in verband met het bedrijf, klachten van klanten of appreciaties en enzovoort. Nu moeten deze e-mails adequaat worden opgeslagen voor toekomstige referenties. Een belangrijke e-mail die wordt verwijderd kan de reputatie van een bedrijf en de groei van de activiteiten en de ontwikkeling belemmeren. Het is vanwege dit feit dat e-mail archivering essentieel voor de ondernemingen is.
Juridische rechtszaken en eDiscovery
eDiscovery verwijst naar het gebruik van een informatie op de computer om te produceren op het Hof van Justitie. Volgens bronnen, meerderheid van ondernemingen zijn met behulp van e-mails om hun onschuld in een juridische rechtszaak te bewijzen. Aangezien maximale geschreven communicatie vandaag in de vorm van e-mails plaatsvindt, hebben organisaties begreep het belang van het opslaan van alle e-mails voor enig tijdsgebruik in de toekomst. Betrokken activiteit mails mogen niet worden verwijderd of gewijzigd door een werknemer reputatie bedrijf aanbrengend spel.
Bespaart tijd en kosten
Enterprise e-mail archivering helpt bij het opslaan van een veel tijd en kosten. Professionals hoeft niet te besteden tijd aan het zoeken voor specifieke e-mails omdat alle e-mail wordt opgeslagen in een gecentraliseerde database voor gemakkelijke toegang op elk moment. Arbeid kosten die betrokken zijn bij het zoeken naar relevante zakelijke e-mails is ook heel hoge aangezien professionals hebben om te besteden een groot deel van hun tijd op zoek voor verloren mails per dag!
Beheer van opslag
Met een groot aantal e-mails de postvakken overstromen elke dag, is er een dringende noodzaak onder de ondernemingen te verhogen van de opslagruimte. Beste van onderneming e-mail archivering oplossingen verbeteren de capaciteit van de berichtenservers door oudere e-mails over te brengen naar een centrale database.
Kennismanagement
Naast opslagbeheer, in-house of cloud based email leidt archiving service ook tot effectieve kennismanagement. E-mails verzenden door een werknemer of klant met belangrijke berichten, verslagen, bestanden, persoonlijke details en bijlagen met succes kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik. Bovendien, kunnen alle e-mails van een werknemer die de organisatie heeft verlaten worden bekeken en over en weer op elk gewenst moment benaderd.
Geen aankoop of installatie vereist
Cloud based e-mail archivering diensten hoeft niet te worden gekocht, geïnstalleerd of onderhouden. Personen gelegen in verschillende delen van de wereld kunnen toegang tot een wolk service wilt verzenden en ontvangen van elektronische berichten, 24/7. Zo, kunnen bedrijven sparen geld die zij eerder moeten besteden om te kopen en te installeren van in-house berichtenservers.
Tot slot het gebruik van e-mail zal communicatie blijven stijgen in de komende jaren. Als per de "E-mail statistieken verslag, 2012-2016"uitgevoerd door de Radicati Group Inc, "In 2012, het aantal bedrijven e-mails verzonden en ontvangen per dag totaal 89 miljard. Dit cijfer naar verwachting toenemen met een gemiddelde jaarlijkse groei van 13% in de komende vier jaar, meer dan 143 miljard eind 2016 te bereiken."