U moet gezien hebben PDF-bestanden of velen van u hebben deze bestandsindeling gebruikt. PDF is een zeer populaire en meest aangewezen bestandsindeling aller tijden. De meeste van de computergebruikers hebben gekozen en verklaard PDF de beste bestandsindeling. Het biedt meerdere functies aan de gebruikers, dat is de belangrijkste reden achter zijn populariteit en voorkeur. Echte mobiliteit en overdraagbaarheid is een van de belangrijkste kenmerken van deze indeling. Het kan gemakkelijk worden gedeeld of overgedragen via het netwerk.
Als u uw documenten naar PDF converteren wilt, dan behoudt het de visuele elementen van uw documenten na ze te converteren naar PDF-formaat. Het biedt ook een hoog niveau van gegevenscodering en zekerheidstelling wezenstrek. Gegevenscodering wordt meestal gebruikt voor beveiligingsdoeleinden. Voor toegang tot de gecodeerde documenten moet u het juiste wachtwoord of geheime sleutel waarmee u kunt decoderen hen. Dan gegevenscodering laat het ook gebruikers verschillende soorten effecten toepassen op de documenten. Het softwareprogramma dat nodig is om te lezen of bekijken van PDF-documenten is beschikbaar als freeware, genoemd als Adobe Reader. Maar als u wilt maken, bewerken en beheren van deze documenten, de volledige versie van Adobe Acrobat is vooral nodig. Het is een commercialware aangeboden door Adobe Systems.
Alle functies (hierboven genoemde) aangeboden door PDF maken het de beste bestandsindeling. Maar waar het biedt verschillende functies, aan de andere kant het kan enkele problemen ook. Het is een zeer moeilijk en uitdagend taak voor PDF-gebruikers om de bestanden te beheren. Er zijn verschillende situaties waarin u kan geconfronteerd met problemen tijdens het beheer van deze bestanden.
Grote en middelgrote PDF-document: als u een groot-formaat bestand hebt, dan u problemen kan tijdens het openen of verzenden via e-mail via het netwerk. Wanneer u probeert het bestand te openen in Adobe Reader, het bestand duurt een heleboel tijd om te worden geopend of soms de toepassing zal beginnen opknoping. Bijvoorbeeld: u hebt een grote PDF-document dat meer dan duizenden pagina's bevat. U wilt lezen of alleen een bepaalde pagina dat wil zeggen, bijvoorbeeld, pagina 875 bekijken. Het bestand is groot dan ook, het zal ongetwijfeld nemen veel tijd om te worden geopend. Dit moet voor u zeer frustrerend zijn als u wilt de pagina bekijken in een dringende wijze. Maar als u dit grote bestand in meerdere delen opsplitsen, dan wordt het heel gemakkelijk om het te openen. Dan dit als u wilt delen of verzenden van bepaalde informatie opgeslagen in sommige pagina's van een PDF-bestand, bijvoorbeeld: op pagina 78 naar pagina 100. In dat geval hebt u het volledige bestand, die veel tijd nemen zal te uploaden. Maar als het bestand zal worden verdeeld in meerdere delen, dan kunt u gemakkelijk verzenden van alleen de vereiste pagina's van het PDF-bestand in plaats van het volledige dossier verzenden.
Onbeperkt PDF-document: een andere PDF beheren probleem kan optreden als u meerdere PDF-bestanden in uw systeem hebt. Een groot aantal bestanden zijn zeer moeilijk om op te slaan en te beheren. Ze kunnen soms krijgen misplaatst uit de oorspronkelijke locatie of voor altijd verloren. Bijvoorbeeld: u moet sturen sommige PDF-bestanden (ongeveer 25) via e-mail. De grootte van elk bestand is 500 KB of 1 MB. In een dergelijk geval moet u de bestanden één voor één te uploaden. Dit kan een beetje meer tijd te nemen. Maar als die 25 bestanden worden samengevoegd in één bestand, dan kunt u het uploaden in één keer. Zulks zal zitten zelfs nuttig voor de gebruiker die het bestand ontvangt (s).
Beveiliging van PDF-document: dit is een van de belangrijkste kwesties voor PDF-gebruikers. Bestand veiligheid is een zeer belangrijke en essentiële taak die moet worden uitgevoerd om de gegevens en informatie in het bestand opgeslagen. Een PDF-bestand kan daarom zeer vertrouwelijke gegevens bevatten, de beveiliging is de belangrijkste zorg voor gebruikers. Als het bestand niet beveiligd of beveiligd, dan een onbevoegde gebruiker kan toegang tot de gegevens die zijn opgeslagen in het bestand. Maar als het bestand is beveiligd of met verschillende beveiligingsparameters, dan zal het moeilijk voor een onbevoegde gebruiker om toegang te krijgen zijn.
Bescherming te verwijderen uit PDF-document: U moet een dergelijke situatie geconfronteerd: u sommige PDF-bestanden van het Internet hebt gedownload. U kunt lezen of bekijken op de Adobe Reader. Maar wanneer u sommige inhoud van het bestand kopiëren, u gewoon de inhoud als gevolg van een beperking, die "beperking heet van het kopiëren van inhoud" van het bestand kan niet kopiëren. Anders dan dit zijn er verschillende beperkingen die kunnen worden toegepast op de PDF-bestanden. Als de bestanden zijn beschermd of gewaarborgd door deze beperkingen, moet u eerst de beveiligingsparameters verwijderen van hen om volledige toegang te krijgen.
Deze PDF-beheer problemen kunnen gemakkelijk worden opgelost met behulp van derden PDF manager-software. De software ondersteunt splitsing van een groot-formaat bestand, samenvoegen van meerdere bestanden, bestanden beschermen en de bestanden verwijderen van beperkingen. Met behulp van deze software u kunt veilig een grote PDF-document splitsen in meerdere onderdelen, meerdere PDF-bestanden combineren tot een enkel bestand, wachtwoord en andere beveiligingsparameters toepassen op meerdere PDF-bestanden en verwijder het wachtwoord en andere beveiligingsparameters uit de PDF-bestanden.