Verslaggeving speelt een essentiële rol in het beheer van een bedrijf. Een uitgebreid aanbod van informatie over de werknemers moet worden bewaard voor tal van redenen. Dit omvat de mogelijkheid om het efficiënt en effectief beheer van de menselijke hulpbronnen, te verdedigen werkgelegenheid besluiten wanneer de behoefte zich voordoet, en in talrijke federale en nationale wetgeving te voldoen.
Alle records moeten worden gehandhaafd voor een verplichte minimale aantal jaren. De tijd die verschillende van document naar document, maar in alle gevallen, werkgevers ervoor zorgen moeten dat records zijn opgeslagen in een veilige en veilige plaats die alleen toegankelijk is voor bevoegd personeel. Zodra toegestaan moeten worden afgevoerd, moet ervoor worden gezorgd dat ze worden vernietigd op passende wijze, of door het versnipperen, volledig gewist van digitale opslag, of anderszins.
Het volgende is een gedetailleerde analyse van de verschillende record categorieën waarvoor behoud:
Huren van Records
Huren records omvatten externe advertenties en interne boekingen voor vacatures, baan verzoeken ingediend bij uitzendbureaus, hervat, toepassingen, interview evaluaties, pre-employment tests en referentie controles. Records voor een individu men beslissen om in te huren moeten worden ingediend in hun personeelsbestand. Als een werkgever het individu niet huren doet, moeten zij de records in een kandidaat-bestand opslaan.
Documenten met betrekking tot het inhuren van records moeten worden gehouden voor een minimum van 2 jaar na de beëindiging van de verhouding heeft gesloten, zoals gedreven door titel VII, FEHA, ADA en ADEA.
Werknemer personeelsbestanden
Werknemer personeelsbestanden dient de werknemer functietitel, classificatie en beschrijving. Het bestand moet ook bevatten de jobaanbieding brief, prestaties opmerkingen en evaluaties, promoties, degradatie, aanwezigheid records, verlof aankondigingen, disciplinaire aankondigingen, transfers, ontslagen en herinnert eraan, opleiding, testen (met inbegrip van certificaten), vraagt voor redelijke accommodaties en bevestigingen van bedrijf beleid en handboek ontvangst.
De personeelsbestanden moeten worden bewaard in een uitzonderlijk veilige locatie voor een duur van 3 jaar na beëindiging van de dienstbetrekking.
Loon werknemersrecords
Werknemersrecords loon omvatten loon berekening tarieventabellen, stukloon, individuele werknemer uren en dagen, urenbriefjes, shift schema's en geen records loon differentiële tussen de geslachten te verduidelijken.
Werkgevers moeten behouden werknemersrecords loon gedurende ten minste 4 jaar, overeenkomstig de Californië arbeids-Code, EPA (Equal Pay Act) en de FLSA (Fair Labor en Standards Act).
Payroll Records
Payroll records bestaan van naam, geboortedatum, adres, SSN, taakdefinitie, termen en voorwaarden van de werkgelegenheid, de tarieven van loon, Unie en werknemer contracten, kinderarbeid certificaten en kennisgevingen, het begin en einde van elke werkweek, totale dagelijkse en betalen periode uren, totale lonen betaald elke loonlijst, netto lonen en inhoudingen, maaltijd perioden en split-shift schema's.
Loonlijst moeten worden bewaard gedurende ten minste 4 jaar na beëindiging van de dienstbetrekking.
Werknemer polygraaf Test
Hoewel de werknemer polygraaf Protection Act (EPPA) over het algemeen de routine gebruik van tests van de Leugendetector beperkt, worden ze nu en dan, zoals gebruikt in een werknemer diefstal onderzoek.
De wet vereist dat werkgevers om een kopie van de verklaring aan werknemers met vermelding van de reden voor het testen, het incident onderzochte het verlies doorstaan door de werkgever, de aankondiging van de geleverd aan een polygraaf examinator naamgeving van de persoon of personen worden onderzocht, de aard van de werknemer toegang tot de persoon of het vermogen onder onderzoek en alle documentatie met betrekking tot het werkelijke testen.
Een verklaring beweert dat een examen was gevraagd kan worden geplaatst in de personeelsbestanden, maar de resterende gerelateerde documentatie moet worden opgeslagen in een vertrouwelijke en aparte archiveringssysteem voor een minimum van 3 jaar.
Zoals altijd raadzaam met deze gevoelige en complexe gebied van het arbeidsrecht, het is het beste te raadplegen met een professionele human resources consulting firma of specialist aan het beleid te controleren en bevestigen wordt uw verslaggeving praktijken in overeenstemming zijn.
In ons volgende artikel, zullen we blijven ons onderzoek van de verschillende records die behoud vereist, uitzonderingen op standaard verslaggeving praktijken onderzoeken en ontdek de gevolgen van nalatige verslaggeving.