De meest gebruikelijke documentindeling in de zakelijke wereld is e-mail. Helaas, de meeste e-mails worden geschreven zo slecht dat ontvangers worstelen om erachter te komen waarom ze het lezen van e-mail en wat ze moeten doen.
Hier zijn enkele tips over hoe om uw e-mail lezen - en nog belangrijker... krijgen van de lezer om actie te ondernemen.
Bepaal wat je wilt dat ze doen.
Om de lezer te handelen of een soort van besluit te maken moet het 'doel' van een e-mail, anders, wat is het punt in het schrijven van het in de eerste plaats?
Vanaf het moment dat u het doel voor het schrijven van iets anders hebben besloten, vraag jezelf "wat precies wil ik de lezer te doen?"
Zoals met elke vorm van professionele schrijven, is vaagheid het tegenovergestelde van nuttig. Hoe duidelijker bent u in uw doel, de meer overtuigend uw e-mail zal worden.
Start door het schrijven van uw oproep tot actie
Dit is waar mensen verward. Ik denk dat als je gelukkig genoeg om te hebben is goed geschoold, of had enige vorm van professionele off-line schrijven tutorial, vervolgens u zal hebben geleerd om te beginnen met een inleiding en een conclusie?
Simpel gezegd, zijn de tijden veranderd. De meeste van uw lezers hebben simpelweg niet meer de tijd (of het verlangen) om te lezen van elke e-mail die in hun drukke feeds dagelijks komt. Als u niet de lezer de reden voor het e-mailbericht onmiddellijk vertellen - zullen ze gewoon gaan.
Ik zeg niet dat de manier waarop u is geleerd verkeerd is: gewoon te zeggen dat het niet past bij uw digitale prospects.
In het volgende voorbeeld
Laten we zeggen dat uw doel is: uw klanten geld besparen door over te schakelen naar uw service.
Slecht:
Hallo Jim,
Nationale elektrische Limited werden opgericht in 1983 en bieden werk aan meer dan 120 mensen, gespecialiseerd in nationale elektriciteit services. De diensten die wij aanbieden zijn... blah, blah, blah...
Goed:
Hallo Jim,
Ik ben uit nationale elektriciteit.
Wij uitsluitend uitgezonderd uw concurrent: Britse elektriciteit, 46% op het energieprijzen en ik kan hetzelfde voor u doen - de reden voor mijn e-mail is een bijeenkomst te organiseren voor de 15e juli at 3 pm door het gaan in meer detail.
De e-mail breken
Als u met uw conclusie begint, zult u moet back-up van uw aanvraag met een ondersteunende argument.
Slechte
Als ik een vergadering met u kan hebben, ik zal met je praten over elke service die wij bieden en kunt u bepalen welke services mogelijk die van toepassing zijn (indien aanwezig) voor uw bedrijf. Nationale elektrische Limited werden opgericht in 1983 en bieden werk aan meer dan 120 mensen, gespecialiseerd in nationale elektriciteit services. De diensten die wij aanbieden zijn... blah, blah, blah... Me... Me... Me...
Goed:
Ik zie dat uw bedrijf heeft een bestaande energie-overeenkomst met elektrische Energy Limited - die onlangs zij naar voren gebracht hun prijzen met 11%. Op basis van uw huidige overeenkomst prijzen, kunnen we u besparen 46% en het beste van alles... Verhuizen naar ons is eenvoudig en u hoeft te doen - zullen wij het allemaal voor je.
-Hoe kunnen we dit doen?
We hiervoor door verdere op de energie die u gebruikt en het instellen van een meer geschikte tarief.
-Wat gebeurt er als u een vraag hebt?
Ik ben ervan overtuigd dat deze e-mail niet alles uitleggen, maar dat is waarom ik probeer om in te stellen naar de ontmoeting met jou. Ik ga via de informatie een stap tegelijk, zodat u een duidelijk beeld krijgen kan alvorens te beslissen wat te doen.
Versterken van uw betoog met een vorm van bewijs of meer vertrouwen
Tenzij u iets dat uw argument een back-up, of uw lezer neemt in het denken verder kan, vindt u dat uw e-mailadres als uw mening portretteren zou.
Slecht:
Ik denk dat je krijgt een een betere deal met ons en ik denk dat we een van de beste mensen om te kopen van.
Goed:
Neem een kijkje op onze referenties pagina die ik heb gekoppeld voor u. Vindt u dat deze mensen zijn erg blij met de besparingen hen - die afkomstig is van een eerste e-mail, net zoals deze.
Herhaal uw oproep tot actie
Aan het eind van de e-mail, uw oproep tot actie aan te passen. Ervan uitgaande dat u hebt geschreven een dwingend argument, vindt u een kleine herinnering van het doel, niet u schade helemaal. Bijvoorbeeld zo, kan als u het me weten laat kunt als kunt u de 15e juli at 3 pm, dan ik alles anders voor u bereid aan dit einde.
Duidelijke informatie in de onderwerpregel
Probeer niet te misleiden. Dit is een lastig ding om te doen - te veel info en kom over 'spammy', te weinig, en het zou kunnen niet krijgen de lezers aandacht.
Slecht:
Betreft: Ik heb iets die u nodig hebt.
Goed:
Betreft: Vergaderverzoek - 15 juli | Re: Recente wijzigingen in energie prijs, 40% besparing.
Samenvatting van de twee e-mails
Hier zijn de twee e-mails die we volledig hebben besproken:
De slechte een:
AAN: "[email protected]"
Datum: 11-7-13
Betreft: Ik heb iets die u nodig hebt.
Hallo Jim,
Nationale elektrische Limited werden opgericht in 1983 en bieden werk aan meer dan 120 mensen, gespecialiseerd in nationale elektriciteit services. De diensten die wij aanbieden zijn... blah, blah, blah...
Als ik een vergadering met u kan hebben, zal ik u praten over elke service die wij bieden en u welke diensten toepassing (indien aanwezig beslissen kunt) zou kunnen zijn voor uw bedrijf. Nationale elektrische Limited werden opgericht in 1