Schrijven E-mails die professionele zijn
Vandaag, is E-mail de vitaliteit van elk bedrijf. Terwijl velen van ons vertrouwd met de voordelen van E-mail zijn, vergeten de meesten van ons hoe presenteren we onze E-mails. Als gevolg daarvan komen onze E-mails als grove onprofessioneel en slordig. Een paar tips als nageleefd voordat dat 'Verzenden' knop in te drukken zou zorgen voor onmiddellijke actie op uw mails en u zou besteden minder tijd wordt gefrustreerd.
Het e-mailbericht beginnen met een groet: E-mails die zonder een groet beginnen zijn ronduit onbeleefd en de eerste verkeerde signalen afgeven. Start uw e-mailberichten niet met "Ik heb je te kijken naar de dalende verkoop onmiddellijk nodig" geluiden, onbeleefd en onprofessioneel. Starten van het e-mailbericht met "Lieve heer A", of "Hallo K," is de beste manier om te beginnen met een E-mail die zaken doen.
Dank van de ontvanger: gewoon doen en ga niet over boord door kudde-instinct of uitbundig. Een eenvoudige "Thank You" is helder en bedrijfsmatige in plaats van "I 'm meest dankbaar voor uw aanvraag".
Gelieve het doel: het weer in een scherpe formele manier doen. Worden duidelijk en in kleine exacte zinnen te schrijven.
Afsluitende opmerkingen: De ontvanger heeft doorgebracht tijd af van het werk te gaan via uw mail. Waarschijnlijk verwachten u snelle reactie. Een beleefde 'dank u voor uw co bewerking' zorgt voor een snelle actie.
Tot slot,
Voor het schrijven van het e-mailbericht, denk na over de ontvangers van de e-mail. Verwar ze niet. Moet u de geadresseerden om onmiddellijk actie te ondernemen? Deze persoon gaat naar het veld "Aan".
Bent u gewoon informeren de ontvanger? Deze persoon die is gewoon ingelicht gaat naar het veld "CC".
Beantwoordt u een mail? Druk op de "Reply" knop. Niet beginnen met een nieuwe mail.
Drop een hint in de onderwerpregel. Gebruik sleutelwoorden zoals "URGENT", "Herinnering", "Niet dringend", "Voor uw informatie (FYI)", "reactie verwachte ' in de onderwerpregel.
Bewijs lees alles wat die je net hebt geschreven.
Wat niet s terwijl het samenstellen van deze E-mails:
SMS Lingo: SMS lingo is oke als u texting zijn uw beste vriend. Maar wanneer u het schrijven naar een potentiële cliënt, zo'n taal is frivool en wordt gezien als onprofessioneel en luchtige.
Alle hoofdletters: typt u uw e-mailberichten met behulp van kapitaal letters geen. Het komt neer op schreeuwen op het internet.
E-rage: als u net een E-mail in een vlaag van woede geschreven hebt, doen niet drukt u op de knop "verzenden". E-rage is een van de redenen voor de ondergang van het bedrijfsleven.
Emoticons: Emoticons zijn een grote "No-No" wanneer u zijn in gesprek met uw medewerkers, klanten of je baas. Weersta de drang om te gebruiken die weinig smileys in uw professionele mail. Ze verslaan het eigenlijke doel van uw post.
Vermijd het gebruik van informele zinnen: terwijl uitdrukkingen zoals "Cheers!" en "Beste wensen" geluid geweldig in brieven die zeer persoonlijk zijn, voor zakelijke brieven ze zijn het best vermeden.
De bovenstaande stappen gaat een lange weg bij het vaststellen van uw zakelijke doelstellingen door de vaststelling van de juiste kanalen van communicatie.