We blijven onze gedetailleerde onderzoek van goede verslaggeving praktijken door herziening van aanvullende elementen met betrekking tot de verschillende categorieën waarvoor behoud en de sancties voor nalatige verslaggeving.
-9 Formulieren
De immigratie Reform and Control Act (die) verbiedt het inhuren van illegale vreemdelingen. Werkgevers zijn verplicht om een-9 formulier, de immigratie- en Naturalisatiedienst van werkgelegenheid in aanmerking te komen verificatie formulier in te vullen. Informatie over de identiteit en de vergunning om te werken voor alle werknemers moeten daarin worden opgenomen. Niet aan deze eisen kan leiden tot civiele of zelfs strafrechtelijke sancties. Hoewel niet verplicht volgens de wet, wordt kopieën van ondersteunend identificatie en werk vergunning documenten naast de-9-formulieren opslaan aanbevolen.
Records moeten worden opgeslagen voor 3 jaar na werkgelegenheid en/of één jaar na beëindiging, welke later plaatsvindt. De records moeten worden samen in een gemeenschappelijk bestand of collectief opgeslagen elektronisch is opgeslagen voor alle medewerkers in plaats van in individuele personeelsbestanden wordt geplaatst.
Employee Benefits gegevens
De werknemer pensioen inkomen Security Act (ERISA) houdt toezicht op pensioen en andere personeelsbeloningen. Werkgevers moeten records van Cobra mededelingen, ondersteuning van de gegevens in summiere plan beschrijvingen (EPD's), documenten met betrekking tot de in aanmerking te komen voor uitkeringen krachtens ERISA en het jaarverslag alle pensioenregelingen records behouden.
Records moeten over het algemeen worden opgeslagen voor zes jaar na de beëindiging van de werkgelegenheid, hoewel bescheiden met betrekking tot de bepaling van de in aanmerking te komen voor uitkeringen moeten worden gehandhaafd voor zo lang als relevant.
AFWEZIGHEIDSREGISTRATIE/CFRA
De Afwezigheidsregistratie (familie en Medical Leave Act) staat het recht werknemers tot maximaal 12 weken van onbetaald verlof binnen een periode van twaalf maanden, afhankelijk van bepaalde criteria voor medische en familie. Algemene records met betrekking tot verzoeken moeten in personeelsbestanden worden opgeslagen. De bijzonderheden van medische eisen en details van aanvragen met inbegrip van diagnose moeten worden geplaatst in de medewerkerbestanden medische of gezondheid.
Relevante documenten moet worden bewaard voor een periode van 4 jaar, overeenkomstig de Afwezigheidsregistratie, ADA en CFRA (Californië familie Rights Act).
Gezondheid werknemersrecords
Werknemersrecords gezondheid omvatten alle documentatie van drugs- en alcoholmisbruik testen records, pre-employment physicals, baan letsel of dood (OSHA formulieren 300, 300A en 301), en specifieke medische dossiers.
Medisch examenresultaten zijn vertrouwelijk en moeten gescheiden van andere records worden opgeslagen. Records van een medisch onderzoek vereist door OSHA of als gevolg van blootstelling aan toxische of gevaarlijke stoffen moet worden bewaard gedurende 30 jaar na de beëindiging van de werkgelegenheid. Gezondheid werknemersrecords moeten anders worden opgeslagen voor 5 jaar.
Compensatie van arbeiders
Elke werk-blessure claim moet worden opgeslagen in een bestand dat de werknemer de naam, de vordering beheerder vordering nummer, de datum van de schade, een indicatie of de vordering is een vergoeding of alleen-medische vordering, een certificaat van toestemming om self-insure indien nodig en een opmerking als er een denial-of-bevat.
Documentatie met betrekking tot arbeidsongevallen moeten worden gehandhaafd voor 5 jaar vanaf de datum van letsel of 1 jaar vanaf de laatste tijd compensatie werd geleverd aan de werknemer.
Die Records moet bewaren?
Alle werkgevers zijn verplicht met betrekking tot de hele levenscyclus van een werknemer te registreren en op te slaan documentatie van naleving staat en federale regelgeving. Toch bestaan enkele uitzonderingen op basis van het aantal werknemers in het bedrijf. Werkgevers moeten controleren met hun Human Resources afdeling voor meer informatie.
Boetes en straffen
Schending van de vereiste verslaggeving praktijken kan boetes van maximaal $70.000, evenals een gevangenisstraf die variëren naar gelang van de specifieke schending oplopen. De zinnen zijn vaak "per incident," die over het algemeen omvat alle incidenten aan iedere individuele werknemer.
Samenvatting
Het begrijpen van de staat en federale werkgelegenheidswetgeving station verslaggeving eisen is van essentieel belang om te voldoen aan hen. Bedreven verslaggeving helpt ook werkgelegenheid besluiten en acties verdedigen en bevorderen van efficiënte en effectieve human resourcemanagement. Zelf gebruik te maken van menselijke hulpbronnen consultants voor begeleiding en observeren slimme documentatie en verslaggeving voor een bedrijf, georganiseerd en veilig.