Een van de belangrijkste, en misschien wel het belangrijkste verkeerd begrepen, van alle werkgelegenheid praktijken is werknemer documentatie. Talrijke staat en federale wetten, met inbegrip van de Fair Labor Standards Act titel VII van de Civil Rights Act, vereisen werkgevers voor het behoud van werknemersrecords voor een bepaalde periode van tijd. Naast officiële documenten met betrekking tot zaken als lonen en uur informatie, documentatie betreffende werknemersprestaties, communicatie met klanten of leveranciers, zijn-9 formulieren en werknemer totale loonsom ook cruciaal, die wettelijk bewijs in geval van noodzaak.
Vele werkgevers beseffen niet het belang van documentatie. Gebeurtenissen die niet zijn gedocumenteerd wordt non-events, beschouwd alsof zij nooit plaatsgevonden. Zelfs werkgevers die het belang begrijpen van het bijhouden van registers maken niet altijd voldoende poging om te handhaven adequate documentatie om zich te verdedigen moet de noodzaak ontstaan. Werkgevers kunnen eindigen in de rechtbank, hartstochtelijk beweert dat ze sprak met hun werknemers over een bepaalde kwestie bij verschillende gelegenheden, zonder enig bewijs ter ondersteuning van hun vordering. Een verstandige werkgever zal besteden tijd en moeite naar goede documentatie.
De waarde van documentatie
Documentatie presenteert concreet bewijs van gegevens, feiten en acties in geval van onderzoek, arbitrage of geschil, die bescherming bieden aan bedrijven en werknemers. Documentatie biedt bewijs dat besluiten met betrekking tot de status van een werknemer uitsluitend gebaseerd waren op baanprestaties en andere verwante kwesties. Omgekeerd, documentatie werknemers beschermt tegen valse beweringen van toezicht met betrekking tot prestaties mislukking.
Wat is de documentatie?
Documentatie is de formele rapportage van evaluaties, opmerkingen, incidenten en feiten voor iedere specifieke situatie of mededeling. Het eventueel videobanden, audio-opnamen en dergelijke, hoewel de meest voorkomende vorm van documentatie het geschreven woord is.
Documentatie is niet over het algemeen een medewerker van de handtekening, behalve in specifieke gevallen, zoals bij ontvangst van een handboek, opleidings- of eventueel een disciplinaire waarschuwing vereist.
Wanneer te documenteren
Managers moeten letten op record gebeurtenissen zo snel als redelijkerwijs mogelijk. Studies tonen aan dat een persoon geheugen begint te vervagen of wijzigen zo snel als 15 minuten nadat een gebeurtenis blijkt. Documentatie onmiddellijk opgenomen zal worden overwogen meer geloofwaardig en betrouwbaar.
Elementen van documentatie
Documentatie dient de datum waarop die de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, de document-schrijven datum en de volledige namen en titels van de betrokken partijen. Managers moeten registreren de getuige geweest van schending of type gebeurtenis waargenomen, met inbegrip van fotokopieën van enig bewijs en het leveren van specifieke relevante gegevens.
Doel en specifieke
In de opname documentatie men proberen moet zeer specifiek te zijn, nog blijven volledig objectieve, verzorgen vast te houden aan de feiten. Managers moeten vermijden overdrijvingen en sturen duidelijk van "adviezen." "Jake Vermijd alle contact met de ogen tijdens de vergadering," is een objectieve gedrags observatie, terwijl "Jake leek te worden bedriegen me," zou worden beschouwd als een advies ontbreekt ondersteunend bewijs.
In onze volgende post zullen we duidelijk maken welke situaties en incidenten verzoeken om documentatie en nauwkeurig gemeenschappelijke documentatie fouten waard te vermijden vastgestelde.