Het kan komen als een schok voor alle e-mail verslaafden, maar er zijn momenten waarop de e-mail niet een passende vorm van communicatie is. Soms, is een situatie vereist een meer formele, of een meer persoonlijke aanpak.
Verzenden van email is moeiteloos - zo moeiteloos, in feite, dat het zorgt voor een vaak misbruikt communicatie-instrument. Er zijn echter bepaalde situaties wanneer deze vorm van communicatie mag niet worden gebruikt. Het kan niet de vervanging van een brief, een bezoek, of een telefoontje!
Gebruik het niet als een bericht die u probeert over te brengen vertrouwelijk is. Er is een goede reden waarom de President van de Verenigde Staten gebruik geen e-mail: het is niet een veilige vorm van communicatie! Als u iets vertrouwelijk blijven op die manier wilt, niet het schrijven in een e-mail!
E-mail is nooit echt 'privé' - zelfs wanneer je verwijderen dat "gevoelige" e-mail die u net hebt verzonden of ontvangen, is er waarschijnlijk een kopie van deze e-mail ergens. Zodra u die e-mail verzendt, kunt u nooit krijgen het terug!
Verstuur geen om het even wat persoonlijke, gevoelige of "koppig" terwijl u in uw werkplaats bent. Uw werkgever eigenaar is van alle e-mailberichten van uw werkplek. Uw e-mails kunnen worden gecontroleerd en kan worden benaderd, en je kon jezelf gemakkelijk krijgen in warm water.
Met behulp van e-mail te breken slecht nieuws is gewoon slechte vorm. Niet de hoogte van de dood of ernstige ziekte via e-mail. Niet breken met iemand via e-mail! E-mail is een hulpmiddel dat ook onpersoonlijk en leegte van emoties voor dat doel. Sommige informatie moet worden ontvangen in persoon!
Niet stuur een email naar annuleren op het laatste moment! Een telefoongesprek te voeren en de persoon direct vertellen dat u van een gebeurtenis of een regeling annuleren bent. Als een informatie niet kunt wachten, is e-mail niet een juiste medium om te communiceren urgentie.
De e-mail is niet een geschikte voedingsbodem voor tippelen een onmiddellijke reactie, of voor het communiceren van ingewikkelde instructies. U moet ervoor zorgen dat alle betrokken partijen hun begrip van het onderwerp dat dringende of complex is bevestigen, en omvat onderhandeling of een soortgelijke vorm van interpersoonlijke communicatie. Face-to-face gesprek of een telefoongesprek is de enige manier om te voorkomen dat een heleboel onnodige heen-en-weer met e-mail- en mogelijke misverstanden.
Als je het schrijven van e-mail wind up langer dan één schriftelijke pagina, geven: dat onderwerp beter is worden besproken in persoon, of in een telefoongesprek voeren - niet dat e-mail sturen!