MAPPEN
Maak vier mappen met de volgende namen:
ACT - Follow-up
HANDELEN - in behandeling
HANDELEN - lezen
ACT - reserveringen
Deze mappen zijn voor tijdelijke e-mails die worden aangepakt moeten met voordat u ze vervolgens naar hun permanente mappen overbrengen.
Maak nu permanente mappen voor typen van e-mail u zal gaan krijgen en ontvangen op een regelmatige basis. Gebruik de naam van het bedrijf, indien mogelijk, voor gemakkelijke identificatie. Bijvoorbeeld, 'eBay', "Rogers", "Ontario Hydro", enzovoort. Opmerking: als u regelmatig de aankoop items van een bepaald bedrijf, opzetten van een permanente map voor het. Bijvoorbeeld, "Walmart". U kunt ook een algemene "KEEP" map voor diverse e-mails maken.
OPSLAAN VAN E-MAILS
Als u e-mails in een map worden opgeslagen, Markeer de e-mail, selecteer de "Verplaats naar" knop, en kies de map te verplaatsen van de e-mail in.
DAGELIJKSE
Elke dag, doen de volgende taken om up-to-date te houden uw e-mailadres:
1. Klik op de "Sent" map. Deze zijn kopieën van e-mails die u naar iemand hebt verzonden. Verplaatsen elkaar naar de map die betrekking op dat project of die kwestie heeft.
2. Klik op de "Junk" map. Controleer elke e-mail om ervoor te zorgen dat het echt ongewenste e-mail is. Als dit niet het geval is, Markeer de e-mail en selecteer de knop "Geen Junk". Verwijder de resterende ongewenste e-mail.
3. Klik op de "Prullenbak" map. Herhaal het proces dat u deed voor de map ongewenst. Verwijder de ongewenste e-mail in de Prullenbak-map.
4. Klik op de "ACT - Follow-up" map. Dit zijn de e-mails dat sommige maatregelen van uw kant vereist. Zodra u de taak hebt voltooid, verplaatst u de e-mail naar haar permanente map.
5. Klik op de "ACT - hangende" map. Dit zijn de e-mails die op een actie wachten. Bijvoorbeeld, een e-mail een bevestiging van iets wat u hebt besteld online en u zitten te wachten om het product te ontvangen. Zodra u het product hebt ontvangen, en de kwestie dus niet meer in behandeling is, verplaatst u de e-mail naar haar permanente map.
6. Klik op de "ACT - Lees" map. Dit zijn de e-mails die u wilt meer aandachtig te lezen. Bijvoorbeeld, een on line zelfstudie u neemt. Na het lezen van de e-mail, het verplaatsen naar haar permanente folder.
7. Klik op de "ACT - Reservations" map. Dit zijn de e-mails met betrekking tot enig voorbehoud die u hebt gemaakt, zoals het huren van een auto of boeken van een kamer in een hotel. Zodra u klaar met hen bent, verplaatst u ze naar hun permanente map.
EENMAAL PER MAAND
Eenmaal per maand, zeggen rond de eerste van de maand, gaan door al uw mappen en e-mails die u zal niet meer nodig hebt verwijderen. Dit houdt het volume van uw e-mails naar beneden. Het geeft u ook een kans te frissen uw geheugen over bepaalde projecten die je bezig bent.
SAMENVATTING
Het duurt slechts vijftien minuten aan het opzetten van een e-mail opbergsysteem zoals dit één, maar de voordelen van het doen zo vele jaren kunnen duren. Het geeft je meer controle over uw zakelijke activiteiten, een beter begrip van de dingen die je hoeft te doen, een manier om bepaalde e-mails snel vinden en een gevoel van voldoening van het goed beheer van uw e-mail.