Tenuitvoerlegging van document managementstrategieën, moet u zorgen dat de overgang een glad. Professionele bedrijven die zich met office automatische bezighouden kunnen van grote hulp. Zodra u hen aan boord te brengen, zal ze eerst onderzoeken van uw behoeften. Uit dit zullen zij een aantal oplossingen ontwikkelen. Tot slot zullen de verantwoordelijkheid op u hun aanbevelingen uit te voeren. Dit impliceert investeren in apparatuur, zoals scanners en servers. Ook zal ze opleiding te sensibiliseren van uw personeel op processen zoals document scannen, opslaan en ophalen. Ook moet u beleid voor het beheer van het proces.
Identificeren en bepalen gebruikers: identificeren welke eenheden papierdocumenten meest gebruikt. De hele organisatie beoordelen en identificeren van één of meerdere eenheden waarvan de activiteiten zich intensief papier. In de meeste gevallen, menselijke hulpbronnen, schulden zijn credit control en ontvangst gebieden dergelijke plaatsen. Veel documenten passeren in deze gebieden. Door te beginnen hier het implementatieproces, u kunt observeren de gebieden die moeten fijn afstemmen voordat uit te breiden naar de hele organisatie. U kunt ook deze gebieden voor workflowautomatisering toewijzen.
Bepalen wie toegang tot gescande documenten te verlenen. Sommige documenten zijn gevoelig in de natuur. Dat is de essentie van documentbeheer. You can't afford to laat ze in de open voor iedereen om te lezen. Dit vraagt om een plan op hoe om dergelijke documenten veilig te stellen. Bijvoorbeeld, moeten de mensen die doen facturering niet toegang krijgen tot personeel records op HR. Dus met overleg besluiten wie wat ziet. Ook moet u een besluit over de vraag of deze documenten kunnen worden geopend op elk moment van de dag of de nacht. U kunt dit beperken tot alleen werkuren.
Kaart van uw workflow tegen beschikbare middelen: kaart van uw bedrijf workflow. Een beslissing nemen over de vraag of om te centraliseren document scannen of niet. Bepalen hoe zij toegang krijgen tot de documenten die hen hun dagelijkse functies uitvoeren helpen in geval van een grote organisatie met vestigingen in de stad of in andere regio's. Automatisering van werkprocessen is een ander belangrijk gebied. In plaats van het nemen van beslissingen over het routeren van documenten, regels maken en plaatsen plafonds bijvoorbeeld gebruikers met behulp van factuurbedragen.
Overwegen als u onvoldoende personeel om te document scannen werk hebben. Vergeet niet, ze hebben hun reguliere dagelijkse taken. Echter, in situaties waar je een volledig gestrekt team hebt, het beste is voor het uitbesteden van de service. Alternatief, kunt u de provider document management oplossingen maken voor u een hybridesysteem hebben.
Uit te voeren: Het uitbestede team kunt beginnen met deze documenten in de back-office, dat wil zeggen, degenen in documentvakken en archiefkasten. Van hun kant scant uw team wat komt op dit moment volgens de regels voor de workflow-automatisering. Na het oplossen van de bovengenoemde kwesties, kunt u nu in onderhandelingen met een potentiële leverancier invoeren. Ze voorzien van een stroomschema detaillering uw bedrijfsproces. Bespreek uw tekortkomingen, indien van toepassing en de maatregelen op te lossen. Elektronische formulieren (E-formulieren) zijn een essentieel onderdeel van dit project. Ga altijd voor een aangepaste oplossing niet degene die gebruik van bedrijf A of B maakt.