Ik heb een zeer grote archiefkast en ik haat indiening. Elke dag, ben ik overspoeld met nieuwe e-mail, ongewenste e-mail, rekeningen, medische dossiers, brochures, handboeken, schoolwerk, investeringen. U noemt het. Deze documenten uiteindelijk gestapeld in stapels op de top van mijn archiefkast. Ik zeg altijd tegen mezelf, "Morgen, ik regelen dit." U weet hoe dat gaat. Morgen nooit komt.
Zijnde een technischer geek, heb ik besloten om te zien als ik al mijn documenten gewoon kon opslaan op mijn Mac. Ruimte op harde schijf is zo belachelijk goedkoop dat het heeft de potentie om echt veranderen de manier waarop die ik omgaan met mijn papier tsunami.
Ik heb geprobeerd een aantal mogelijke oplossingen. In plaats van vervelen met mijn trial and error, ga ik geven u wat ik kwam met. Voel je vrij om aan te passen wat ik ben tonen u hier aan uw eigen behoeften.
Om te beginnen, moet u een Mac. Nou, yo u niet echt nodig een Mac maar deze gids is alles over dit te doen met een Mac. Hebt u een PC, sorry, moet u kijken elders.
Papier krijgen in Mac
Goed, zodat u de eerste test doorstaan. U hebt een Mac. Nu moet je om het papier in uw Mac. Er zijn een paar manieren waarop die u dit kunt doen.
Smartphone
Ik begon te experimenteren met mijn digitale archiefkast is door het gebruiken van mijn iPhone. Ik neem een foto van een document en opslaan op mijn Mac. Als u simpelweg te spelen zijn en al een iPhone kan je alles wat die ik ga om u te tonen. Het enige nadeel is het scannen van snelheid en kwaliteit.
All-in-one printer / Flatbed Scanner
Zijn er een boot last van allen in een scanner op de markt. Zij zullen meestal doen één blad tegelijk op een flatbed-scanner. De iets meer highend degenen zal doen dubbel zijdig bladen en hebben een documentinvoer. Ik gebruik een Canon printer (TK), dat werkt vrij keurig en doet een redelijk goed werk van het scannen van documenten. Nogmaals, het grootste nadeel van dit is snelheid.
Een volledig op documentscanner
Dit is de Mac-papa als je gaat om te gaan papierloze. Deze scanners zijn ontworpen om te snijden door stapels documenten als boter. Er zijn een paar op de markt. Ik heb persoonlijk keek de nette Scanner en de Fujitsu Scanner. Beide van deze zal uw wereld rock. Ze kunnen scannen tot TK pagina's per seconde.
Voor mijn digitale archiefkast gebruik ik de nette Scanner.
Software
Voor de eenvoudigste configuratie hoeft u niet te investeren veel in software. Als u met een van de scanners die ik gaat hierboven vermeld, komen ze met software voor het krijgen van papier in uw Mac. In aanvulling op dat software, voor het indienen van u nodig een paar meer dingen.
Dropbox
Dropbox is een wonder. Als u het niet geïnstalleerd op je Mac nog hebt bent u echt missen. Dropbox Hiermee maakt u een map op uw Mac. Wanneer u uw Dropbox map gebruiken weergegeven uw bestanden magisch op een ander apparaat dat u hebt aangesloten op uw Dropbox-account. Het is een geweldige manier om bestanden tussen Macs, iPhones en iPads te delen.
Andere optionele Software
Deze software is niet nodig, maar het maakt je leven een beetje makkelijker. Ik geef je een korte beschrijving van elke hier. Later, wanneer we het hebben over de werkstroom kunnen we graven in het gebruik van elk.
Hazel
Denk aan Hazel als uw assistent. Hazel horloge mappen en rekening acties op bestanden op basis van regels. Ik gebruik het om te kijken voor bestanden met specifieke bestandsnamen en automatisch bestand in de juiste plaatsen in mijn digitale archiefkast.
TextExpander
Tekst Expander is een hulpprogramma waarmee u kunt sneltoetsen maken om te dupliceren repetitieve taken. Bijvoorbeeld, als je merkt dat je te veel typen uw adres, maken een fragment van de tekst Expander zoals addr vervolgens telkens als u addr typt, tekst Expander vervangt het met uw volledige adres.
Goodreader
Hebt u een iPad, is Goodreader een ontzagwekkend nut om te bekijken alle PDF-bestanden u zal worden te maken en opslaan in uw digitale archiefkast. Het is een van die Zwitserse leger mes iPad apps dat ik letterlijk elke dag gebruiken.
Prep-werk
Voordat we digitale indiening beginnen, laten we ons systeem vastgesteld. Als u dit nog niet hebt gedaan, installeert u Dropbox en een Dropbox-account maken.
Maak een map genaamd "1 scant" in uw Dropbox map. Dit zal fungeren als uw Inbox. Ik gebruik de nummer 1 in de titel, zodat het altijd wordt weergegeven aan de bovenkant van mijn gesorteerde lijst. Dit is vooral handig wanneer u dit op uw iPad en iPhone gebruikt.
Maak een map "Records" in Dropbox. Dit is uw archiefkast. Zodra deze map is gemaakt, organiseren het hoe dan ook u wilt. Hier is de structuur die ik gebruik. Registreert persoonlijke mappen-bestand (dat wil zeggen, medische)
Voel je vrij om te gebruiken welke structuur u denkt dat het beste werkt voor u. Ga niet te gek met geneste georganiseerde mappen wel. Waarom? Nou, onthoud dat dit is een digitaal systeem. Spotlight kunt u zoeken naar alle documenten die u wilt.
Als u de nette of Fujitsu-scanners gebruikt de software wordt geleverd met optical character recogniztion software (OCR). Deze software zal de gescande afbeelding converteren naar tekst die wordt geïndexeerd door het systeem. Dus, eerder dan zorgen te maken over waar uw laatste telefoonrekening is, brand-up van Spotlight en typ 2013 April Verizon en