Elk bedrijf maakt niet uit hoe groot heeft een postkamer-afdeling die beheert haar dagelijkse briefwisseling en is verantwoordelijk voor de veiligheid en nauwkeurige levering van brieven en pakjes. Echter, het is in feite de meest verwaarloosde departement in het hele bedrijf waar efficiëntie en nauwkeurigheid van prestaties op het laagste is.
Wat de meeste bedrijven er niet in slagen om te realiseren is dat het de plaats waar gevoelige en vertrouwelijke brieven en informatie kunnen gemakkelijk krijgen verloren of gestolen. Corporate spionage, verlies van essentiële informatie en gegevens zou leiden tot miljoenen en zelfs miljarden verliezen voor het bedrijf. Bovendien, beschadigde en verloren pakketten en documenten gemakkelijk kunnen beïnvloeden de dagelijkse bewerkingen kost algehele prestaties. Dat is waarom, bedrijven investeren en denken van verbeteren van interne postkamer diensten ter verbetering van de efficiëntie en prestaties van postkamer operaties moeten beginnen.
Unidirectioneel postkamer dienst te verbeteren is door het installeren van een postkamer tracking software. Met behulp van deze software, kunnen bedrijven verwachten toename van de algehele prestaties en efficiëntie van de postkamer operatie. Met deze software kunt postkamer:
· Verbeteren en de verplaatsing van de documenten volgen. Apparaten kunnen worden aangesloten op de colli met belangrijke documenten en items voor vervoer. Op deze manier kunnen zij controleren en het verkeer van de pakketten volgen op zijn weg en ontwikkelen een veiliger en sneller route.
· Het kan ook tijd besparen en bieden efficiënte verwerking van documenten en pakket. Door het barcodesysteem of RFID-technologie gebruikt, kunt mailrooms gemakkelijk sorteren alle pakketten die zijn geëtiketteerd. Simpelweg stormloop naar een scanner op de streepjescode of lees de informatie op de RFID-tag om te weten welk pakket behoort tot welke afdeling.
· Het is rendabel en maximaliseert de postkamer operatie. Hoewel de eerste fase van het opzetten van het bijhouden van software duur is, zal op de lange termijn het blijken zeer rendabel. Eerst kan af, het minimaliseren het verlies of vertraging van mails; via de software kunnen zij gemakkelijk de route zoals waar het ging, of verdwaald traceren. Ten tweede, snellere verwerking kan verminderen de stress op postkamer personeel en maakt het sneller voor hen om te verzenden uit het pakket en doe andere werkzaamheden gerelateerde taken. Een betere werkomgeving creëert een gelukkige medewerker voortvloeiend aan hogere productiviteit.
Vaak verwaarloosd en genegeerd, is postkamer dienst een van de meest benadrukken en deprimerend banen in de wereld. Dit leidt tot inefficiëntie en slechte werkprestaties op het gebied van de algehele prestaties van het bedrijf. Door het installeren van een systeem van efficiënte postkamer, kan een bedrijf verbeterde postkamer service en kosteneffectieve diensten verwachten.