CARTELLE
Creare quattro cartelle con i nomi seguenti:
ACT - follow-up
AGIRE - in sospeso
AGIRE - leggere
ACT - prenotazioni
Queste cartelle sono per email temporanee che devono essere affrontate prima di trasferire nelle cartelle permanenti.
Ora creare cartelle permanenti per i tipi di email sarà sempre o ricevere regolarmente. Utilizzare il nome della società, quando possibile, per una facile identificazione. Ad esempio, "eBay", "Rogers", "Ontario Hydro" e così via. Nota: se si acquistano regolarmente gli elementi da una particolare società, impostare una cartella permanente per esso. Per esempio, "Walmart". È inoltre possibile creare una cartella "Mantenere" generale per le varie email.
ARCHIVIAZIONE DI E-MAIL
Quando si archivia le email in una cartella, evidenziare l'email, selezionare il pulsante "Sposta a" e scegliere la cartella da spostare le email in.
GIORNALIERO
Ogni giorno, effettuare le seguenti attività per mantenere aggiornata la vostra email:
1. Fare clic sulla cartella "Inviati". Si tratta di copie di e-mail che hai inviato a qualcuno. Spostare ogni uno nella cartella che si riferisce a quel progetto o problema.
2. Fare clic sulla cartella "Posta indesiderata". Verifica ogni e-mail per assicurarsi che sia realmente posta indesiderata. Se così non fosse, evidenziare l'email e selezionare il pulsante "Non spazzatura". Quindi eliminare i resto posta indesiderata.
3. Fare clic sulla cartella "Cestino". Ripetere il procedimento che hai fatto per la cartella Junk. Quindi eliminare la posta indesiderata nella cartella Cestino.
4. Fare clic sulla cartella "ACT – follow-up". Queste sono le e-mail che richiedono qualche azione sulla vostra parte. Una volta completata l'attività, spostare l'email nella sua cartella permanente.
5. Fare clic sulla cartella "ACT – sospeso". Queste sono le email che sono in attesa di qualche azione. Ad esempio, un'e-mail di conferma di qualcosa che avete ordinato online e si è in attesa di ricevere il prodotto. Una volta che avete ricevuto il prodotto, e il problema quindi non è più in sospeso, spostare l'email nella relativa cartella permanente.
6. Fare clic sulla cartella "ACT – lettura". Queste sono le e-mail che si desidera leggere con più attenzione. Ad esempio, un'esercitazione online che sta assumendo. Dopo aver letto l'email, spostarlo nella sua cartella permanente.
7. Fare clic sulla cartella "ACT – prenotazioni". Si tratta di email relative a eventuali riserve che avete fatto, come noleggiare un auto o prenotare una stanza in un hotel. Una volta che avete finito con loro, spostarli nella loro cartella permanente.
UNA VOLTA AL MESE
Una volta al mese, dire tutto il primo del mese, passare attraverso tutte le cartelle ed eliminare messaggi di posta elettronica che non è più necessario. Ciò mantiene il volume delle tue e-mail. Ti dà anche la possibilità di rinfrescarvi la memoria su alcuni progetti su che si sta lavorando.
RIASSUNTO
Bastano solo quindici minuti per impostare una mail di sistema come questo, ma i benefici di fare così possono durare molti anni. Vi darà maggior controllo sulla tua attività, una migliore comprensione delle cose che devi fare, un modo per trovare rapidamente email particolare e un senso di soddisfazione di gestire la tua email bene.