Prima di entrare in quale spesa software di monitoraggio può fare per il vostro business, prendiamo un passo indietro e vedere ciò che la procedura normale per un esecutivo itinerante di presentare una nota spese e richiedere il rimborso ed il ruolo del resto degli stakeholder nel processo.
Il viaggio dipendente prime richieste per il viaggio tramite un'e-mail o con un'applicazione di carta. Il supervisore/manager approva la richiesta e l'impiegato va al banco di viaggio di terzi e la scrivania di valuta per il viaggio, prenotazione e qualche moneta di disegno rispettivamente. Una volta tornato dal viaggio, il dipendente poi digita su una nota spese utilizzando software di foglio di calcolo, attribuisce le quietanze pertinenti e lo stesso invia al gestore. Il responsabile verifica la relazione e la inoltra al ragioniere che quindi soddisfa la richiesta di rimborso.
Come possiamo vedere, ci sono molti diversi strumenti utilizzati per completare il processo e in alcuni casi, anche utilizzando parti esterne. Quali sono i problemi con questo approccio?
In primo luogo, la creazione di report di spesa non è un compito semplice. Come aumenta il numero delle spese, così fa il lavoro del dipendente, uccidendo la produttività come questo lavoro, che è un'attività accessoria al meglio, sta interferendo con la responsabilità di lavoro.
Successivamente, tramite terzi può portare a un aumento dei costi.
Poi arriva la gestione del ricevimento, dove in dipendenti deve attentamente raccogliere e tenere ogni ricevuta per sottoporli successivamente con la nota spese. Qualsiasi ricevimento manca porterà al mancato pagamento.
E poi, c'è uno dei maggiori problemi con questo processo - mancanza di visibilità. A causa di più sistemi al lavoro, visibilità sul processo è molto difficile da raggiungere. Per preparare tutti i report, dati da fonti multiple deve essere raccolti, che è un compito immane in sé.
Infine, questo processo prolisso senza molto aiuto da tecnologia creerà enorme carico di lavoro per tutti.
Quindi, qual è l'alternativa?
L'alternativa è utilizzare la spesa online tracking software, che è un'applicazione software web-based che aiuta con la gestione di tutte le attività da un'unica interfaccia. Esso consente di automatizzare attività e consente di risparmiare tempo per le parti interessate. Dà anche i dipendenti convenienti e meno opzioni di prendere tempo per la preparazione pre-viaggio requisizioni, note spese e gestione ricevuta.
Trattandosi di un sistema centrale, segnalazione diventa più facile troppo. Il software viene fornito con la propria segnalazione modulo con consente agli utenti di preparare relazioni in nessun tempo con pochi clic. Trattandosi di un'applicazione online, è possibile accedervi da qualsiasi luogo, che è una manna per i dipendenti in viaggio. Non devono aspettare che tornino a preparare tutte le spese in una volta. Possono creare le spese come fanno loro e allegare una fotografia della ricevuta come prova.
Modulo di prenotazione di viaggio supplementari può essere aggiunti a questo software per eliminare la necessità di cercare l'aiuto di terze parti. Utenti possono prenotare i biglietti se stessi utilizzando un motore di prenotazione familiare appena. Tutto sommato, si comporta come il singolo-stop shop per tutte le attività di gestione di spese.