Molte aziende utilizzano ancora i documenti di Word creati prima del cambio di estensione di file di Office 2007. Questi vecchi documenti coinvolti il dattilografo premendo Inserisci due volte per creare spazio tra i paragrafi. Era anche molto comune in questo momento di digitare due spazi alla fine di ogni frase. Se non si dovrebbero avere due spazi alla fine di una frase è ancora assai dibattuto, ma il mondo moderno è pigro e la pratica più comunemente riconosciuta oggi è quello di digitare un solo spazio.
In realtà è abbastanza semplice e veloce cambiare un vecchio documento di stile in uno nuovo senza dover ridigitare il tutto. Il mio primo suggerimento è che è assicurarsi i Mostra/Nascondi segni vengono. Questo vi permetterà di sapere quando il dattilografo ha premuto la barra spaziatrice, immettere la chiave ecc.
CONVERTIRE L'ESTENSIONE DI FILE DOC DOCX
1. aprire il vecchio documento e fare clic sulla scheda file.
'Info' sarà evidenziato dall'elenco a sinistra e il pulsante in alto a destra di esso sarà 'Converti'.
2. fare clic su Converti
Una finestra di messaggio verrà visualizzato un avviso.
3. fare clic su OK
Il documento potrebbe non apparire diverso, ma ora ha la nuova estensione di file collegata ad esso. Per dargli lo stesso aspetto altri documenti docx, abbiamo bisogno di aggiornare gli stili.
STILI DI AGGIORNAMENTO
1. fare clic sulla scheda Developer
Se la scheda sviluppo non è mostrando quindi attenersi alla seguente procedura:
un) fare clic sulla scheda file.
b) fare clic su opzioni nella lista a sinistra
c) nella finestra che si apre, fare clic su Personalizza barra multifunzione nell'elenco a sinistra
Si dovrebbe ora essere guardando una casella con i comandi disponibili sulla sinistra e l'elenco dei nastri che avete sulla destra. Scansione verso il basso l'elenco dei nastri fino a trovare sviluppatore. Per impostazione predefinita questo nastro non è acceso.
d) clicca per mettere un segno di spunta davanti a sviluppatore
e) fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo
Vostro nastro sviluppatore dovrebbe ora essere visibile, quindi fare clic sulla sua scheda.
2. nel gruppo di modelli, fare clic su modello di documento
3. mettere un segno di spunta davanti a automaticamente aggiornamento documento stili
4. OK la casella
Il documento dovrebbe improvvisamente hanno spaziatura molto di più in esso. Non ti preoccupare; Noi possiamo rimuovere rapidamente eventuali segni di paragrafo supplementare.
Per evitare aggiornamenti indesiderati stile, andare nuovamente dentro il comando del modello di documento e prendere il segno di spunta fuori 'Automaticamente aggiornamento documento stili' e 'OK' nella finestra di dialogo.
RIMUOVERE LA SPAZIATURA PARAGRAFO INDESIDERATI
Per rimuovere i ritorni e spazi aggiuntivi abbiamo intenzione di utilizzare il comando 'Sostituisci'. Troverete questo sulla barra multifunzione Home, nel gruppo modifica.
1. fare clic sul comando Sostituisci
Nella sezione 'Trovare cosa' vogliamo dire parola per cercare il paragrafo due marchi.
2. fare clic sul pulsante 'Piu'
3. fare clic su speciale nella parte inferiore della finestra di dialogo
4. fare clic sul segno di paragrafo - due volte
Si dovrebbe vedere ∧p compaiono due volte nella casella 'Trova'.
5. Posizionare il cursore in 'Sostituire con' e messo in un segno di paragrafo dall'elenco speciale pulsante
Si ora hanno detto parola per trovare qualsiasi istanza di invio viene premuto due volte di fila e sostituirlo con il segno di un solo paragrafo.
6. fare clic su Sostituisci tutto
Una finestra di messaggio apparirà a dirvi quante sostituzioni sono state fatte. Fare clic su OK e poi nuovamente il pulsante Sostituisci tutto. Ripetere questa operazione fino a quando la finestra di messaggio dice che ci sono state sostituzioni 0.
RIMUOVERE INDESIDERATI DOPPI SPAZI ALLA FINE DELLE FRASI
Potete seguire la stessa procedura per rimuovere gli spazi doppi alla fine delle frasi, ma questa volta, piuttosto che utilizzando l'apposito pulsante, si utilizzerà la tastiera per far parola sapere ciò che si desidera trovare e sostituire.
1. Posizionare il cursore in 'Trovare cosa' e premere la barra spaziatrice sulla tastiera - due volte
2. Posizionare il cursore in 'Sostituisci con' e premere la barra spaziatrice sulla tastiera - una volta
Nulla verrà aggiunto alla finestra di dialogo, ma non ti preoccupare; Parola sa quello che si vuole.
3. fare clic su sostituire tutte le
4. continuare fino a quando la finestra di dialogo dice che non sono state fatte sostituzioni
Non ridigitare vecchi documenti per aggiornarli. Utilizzare queste abilità di trasformare un vecchio documento di Word estensione di file in una nuova in molto meno tempo.