Un elemento chiave per la gestione efficace dei dati è una mappa complessiva per il modello di dati di dati-a. Una società di produzione si penserebbe mai sulla costruzione di un nuovo prodotto senza sviluppare una progettazione dettagliata e utilizzando elementi e da prodotti esistenti ove opportuno. Lo stesso vale per i dati. Entità di dati, ad esempio cliente, ordine, prodotto, fornitore, mercato e dipendente, sono analoghi ai componenti di una progettazione dettagliata per un prodotto. Proprio come il progetto dettagliato per un prodotto vengono illustrate le relazioni tra i componenti, il modello di dati Mostra le relazioni tra le entità di dati.
Un modello di dati illustrato le regole di cui l'organizzazione opera, come se un ordine del cliente deve essere associato a un venditore, un dipendente deve avere un numero di previdenza sociale, o il numero massimo di rapporti diretti per un supervisore.
Modellazione dei dati comporta sia una metodologia e una notazione. La metodologia comprende i passaggi seguiti per identificare e descrivere l'entità di dati organizzativi e la notazione è un modo per mostrare questi risultati, solitamente graficamente. I manager devono essere integralmente coinvolti in queste metodologie per assicurare che i dati che necessari sono previste per l'inclusione nel database organizzativi e che i dati acquisiti e memorizzati hanno il significato di business richiesti. Diverse possibili metodologie vengono introdotte nei paragrafi seguenti, ma si rimanda il lettore ai testi sulla gestione di database per una discussione dettagliata di notazioni di modellazione dei dati.
Il modello entità-relazione è la notazione più comunemente accettata per rappresentare le esigenze di dati in un'organizzazione. Esso è costituito da entità, o le cose su cui i dati sono raccolti; attributi, effettivi elementi di dati che devono essere raccolti; e le relazioni, le relative associazioni tra entità organizzativa. Il modello potrebbe avere gli attributi del cognome del cliente, nome cliente, cliente street, città del cliente, e così via per rappresentare i dati che vuoi essere catturati circa ogni cliente. A causa della sua natura non tecniche, l'ERD è uno strumento molto utile per facilitare la comunicazione tra end users che hanno bisogno i dati e database designer e sviluppatori che crea e mantiene il database. Tuttavia, un ERD non è sufficiente per documentare la necessità di dati.
Un ERD è solo una parte di metadati o dati sui dati, necessari per descrivere senza ambiguità i dati per l'impresa. Metadati documenti il significato e tutte le regole di business che regolano i dati. Per esempio, alcuni metadati relativi a un attributo del nome cliente sarebbe definire questo termine, state sue proprietà come lunghezza massima e il tipo di dati (caratteri alfanumerici) che potrebbe avere un valore di questo attributo, se ogni cliente deve avere un nome da memorizzare nel database, se il nome può cambiare in valore nel corso del tempo, se ci possono essere più istanze del nome, e chi ha i diritti per entrare e modificare il nome. Queste regole di metadati vengono dalla natura dell'organizzazione, in modo responsabili aziendali in genere sono la fonte della conoscenza per sviluppare queste regole. È possibile acquistare le regole business e metadati sistemi software repository per aiutarti a gestire il tipicamente migliaia di elementi dei metadati in un'organizzazione. Regola di business software copre solitamente più regole che solo quelli che affrontano i dati (ad esempio, regole che governano quando taluni processi aziendali devono essere utilizzati o che governano come processi
sono fatto).