Perdere meno fatture è uno dei più grandi vantaggi provenire da eliminando la carta dal reparto di conti da pagare (AP), secondo un recente rapporto da consiglieri PayStream.
'Acquisizione di dati per contabilità fornitori - documenti trasformando in Business pronto dati' pubblica i risultati di un sondaggio completato da 300 professionisti AP, con 31 per cento evidenziando riducendo la quantità di fatture perdute come un guadagno maggiore.
Ultimi anni hanno visto un crescente passaggio alla fatturazione elettronica nel settore pubblico e privato e in tutta l'industria e mercati. Tuttavia e di nuovo come rapporto PayStream consiglieri, 52 per cento delle fatture to-business arrivano ancora in formato cartaceo - e cioè una notevole quantità di carta per gestire se si considera il volume delle fatture inviate e ricevute annualmente. L'economia in rete mette questo numero in Europa trasferimento tra imprese e governi da sola a 3,2 miliardi e stima che di il 20 per cento sono fatture elettroniche. Ciò significa, però, che le fatture di carta 2,56 miliardi sono ancora in volo attorno all'Europa ogni anno.
Che è un sacco di potenziale perso fattura.
Acquisizione di documenti tramite scansione, acquisizione di dati guidato di tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e del flusso di lavoro automatizzato può eliminare questo rischio. Tranquillamente acquisiti e memorizzati elettronicamente, non esiste alcuna possibilità di perderli fisicamente la fattura, o di 'perdere' esso durante la lavorazione attraverso trasposizione errore - e una perfetta integrazione con la linea di sistemi di business e di terze parti rimuove la necessità di immissione manuale dei dati e trasparenza in tali sistemi.
L'automazione porta un certo numero di altri benefici al reparto di AP.
Nella loro pubblicazione 'Da ombre alla ribalta - automazione AP e la visione strategica' l'organizzazione di ricerca e analisi Aberdeen Group segnala su un sondaggio di 100 finanziaria servizi dirigenti, e chi ha difficoltà a trovare e gestire documenti cartacei come la questione di piombo reparti AP di fronte. PayStream consiglieri contrassegnare fuori più veloce approvazione delle fatture, maggiore produttività dei dipendenti e minori costi di lavorazione tra i principali vantaggi.
Blog recenti si sono concentrati su un certo numero di occasioni su come una soluzione di gestione della fattura può aiutare le organizzazioni eliminare i ritardi di pagamento - in parte perché c'è così tanto dalla stampa al momento sulle iniziative del governo di repressione sulla fine dei contribuenti, ma anche perché eliminando il ritardo dei pagamenti è un requisito che pota in su ancora una volta nei dipartimenti di AP.
Ed eliminando i duplicati pagamenti è un altro vantaggio principale per seguire da automatizzare. Se a causa di errore genuino o frode, eccedenza è una cefalea importante per molte organizzazioni - si è stimato che quasi un quarto pagare più del dovuto. L'azienda di servizi di informazioni Experian stima che concili rifiuti fino a 147 milioni £ anno attraverso il pagamento delle bollette più di una volta.
Attraverso la rimozione di carta dal sistema e automatizzare l'elaborazione, anche molte delle questioni che possono condurre ai pagamenti fatti più di una volta vengono rimossi:
duplicare fattura convalida utilizzando una combinazione di valori di dati chiave, acquisto ordine (PO) di corrispondenza e online, codifica e autorizzazione per fatture senza ordine regolate con mezzi di processi aziendali definiti forzata duplicate fatture sono respinte e indirizzate per la risoluzione;
avvisi garantiscano discrepanze vengono risolte entro il termine di credito e accesso 24/7 da qualsiasi punto dell'organizzazione significa query sono risolte rapidamente;
Strumenti di BI (intelligenza di affari) possono identificare i record duplicati fornitore;
e come le fatture sono pronte per il pagamento più veloce con dati automaticamente inviati al sistema di finanza, c'è molto meno probabilità di ricevere fatture ristampate.