Chiunque sia stato coinvolto nel processo per un caso di eDiscovery capisce che può essere complicato, che richiede tempo e richiedono il coinvolgimento di diverse persone da team interfunzionali. Qualsiasi mancanza di collaborazione tra le diverse squadre può portare a gravi conseguenze, come ulteriore tempo e costo, duplicazione degli sforzi e potenzialmente non comunicare osservazioni critiche.
Anche solo pochi anni fa, la maggior parte dei documenti esistevano in forma di libro e il processo di individuazione comporterebbe attraversando quel giornale, insieme alla richiesta di supplemento, esaminare i dati elettronici disponibili. Come si è evoluto il mondo, sempre più documenti vengono memorizzati elettronicamente e scoperta in genere inizia ora guardando le informazioni archiviate elettronicamente.
Collaborazione gioca un ruolo importante nel processo di eDiscovery. Una volta individuata la fonte di informazione, i prossimi passaggi includono raccogliendo i risultati e che li rende presentabile, facile da capire e specifici all'attività. Questo richiede analisi, elaborazione e revisione costante ed è anche la più costosa fase del flusso di lavoro di eDiscovery. A seconda della fonte di informazioni, il costo del processo di revisione può essere fino a 80% del costo totale di eDiscovery.
Ci sono tecnologie che possono aiutare a limitare i costi e semplificare la fase di revisione emergenti:
Vasta ricerca Full-Text
In una ricerca full-text, il motore di ricerca esamina tutte le parole in ogni documento archiviato come cerca di far corrispondere i criteri di ricerca o parole fornite da un utente. Ricerca navigazione guidata full-text consente agli utenti di Sfoglia/filtro attivamente insieme di metadati e categorie che sono state estratte dall'indice di ricerca. Parola chiave colpi poi possono essere passati a un client di visualizzatore documento, consentendo alla squadra di identificare rapidamente il contesto della partita, aumentando ulteriormente l'efficienza del processo di inclusione ed esclusione di file.
Visualizzazione remota accessibilità del documento
Un visualizzatore di documenti unificato può semplificare il processo di revisione di eDiscovery, consentendo agli utenti di visualizzare i documenti direttamente nel browser senza dover installare alcun software aggiuntivo o controlli ActiveX nel computer client. Un tipico caso legale può coinvolgere diversi tipi di documenti da rivedere durante il processo di esame, che richiederebbe l'uso di più visualizzatori per diversi formati di file. Una strategia economica per le aziende con un sistema di Enterprise Content Management (ECM) è quello di selezionare un visualizzatore di multi-tasking che può essere utilizzato come uno strumento di accesso documento giornaliero per il personale. Lo spettatore stesso quindi può essere utilizzato come visualizzatore nativo durante gli sforzi di eDiscovery. Un visualizzatore di thin client o visualizzatore di documenti zero footprint HTML5 consente l'accesso remoto, mobile da chiunque che partecipano al progetto, come remoto legale aids.
Annotazioni, Mark-up e redazioni
Le annotazioni sono cruciali per il processo di eDiscovery. Un tipico spettatore dovrebbe permettere annotazioni come evidenziando, codifica a colori e note di testo per essere creato e visualizzato con documenti archiviati non solo nei formati TIFF, JPEG o PDF, ma in formati nativi, così come i file di MS Office o via e-mail. Una versione originale del documento è conservata, mentre le versioni con annotazioni possono essere aggiornati e condiviso durante tutto il processo di eDiscovery. Un modulo di redazione consente adattamenti "bruciati" documenti, efficacemente rimuovendo il testo sottostante confidenziale e producendo un documento PDF altrimenti indicizzato e ricercabile. Un'intuitiva interfaccia visiva consente all'utente di selezionare il testo o definire una regione di un documento per essere permanentemente redatto dal documento. Un sistema forte di annotazione può essere utilizzato in modo automatizzato per redigere le regioni del contenuto basato sulla posizione, risultati di ricerca o altre regole.
Gestione dei diritti digitali
Gestione dei diritti digitali (DRM) consente le autorizzazioni dei documenti da assegnare a livello di utente. Integrando questa procedura all'interno del motore di visualizzazione semplifica il processo di consentire e non consentendo di stampare, salvare, annotazione e redazione basata sulle esigenze di ciascun utente, senza modificare l'originale versione legale del documento. Aggiungendo un controllo di gestione dei diritti digitali nel documento, è possibile rendere il documento come di sola lettura e controllo stampa, navigazione, vaschetta di controllo e risparmio all'interno di un gruppo di lavoro, tra i reparti, o con partner e fornitori all'esterno del firewall.
Conclusione
Il processo di revisione dipende dal flusso di lavoro di revisione e protocollo istituito da un avvocato. Tuttavia, l'uso di queste tecnologie emergenti può aiutare il processo contenzioso elettronico moderno, risparmiare soldi e aiutare attivare online analytics, elaborazione e accelerare la collaborazione sui dati.