Collegamento tramite videoconferenza online ha reso possibile alla rete con persone in tutto il mondo in qualsiasi momento. Ma proprio perché è possibile non sempre significa che è efficiente. Videoconferenze online possono essere altrettanto inefficiente e Improduttivo come regolari conferenze. È importante assicurarsi che si prende precauzioni adeguate e la procedura per rendere più efficace possibile ogni video conferenza. Ecco alcune delle più grandi cose che devi fare.
Testare tutti i microfoni e telecamere in anticipo
Difficoltà tecniche possono rallentare qualsiasi riunione. Prendetevi il tempo per testare tutti i microfoni e telecamere prima della riunione. Circa due ore prima della riunione, inviare un messaggio a tutti coloro che hanno intenzione di partecipare. Chiedere loro di assicurarsi che tutti i loro hardware sia aggiornato e funzionante. In questo modo non corri il rischio di scivolamento tempo prezioso via come alcuni membri lottano per ottenere i loro microfoni funzionanti e mettere loro auricolari.
Hanno tutti arrivare cinque minuti di anticipo
Che si tratti di una conferenza basata su cloud o una conferenza di persona, vita accade, e può far tardi. Come regola generale, chiedere che tutti coloro che arriva per la conferenza sia almeno cinque minuti all'inizio. In questo modo se succede qualcosa, o il membro viene arrestato, quella finestra cinque minuti consente loro la possibilità di ottenere. In caso contrario, si sa che qualcuno sta per essere un bel po ' in ritardo, e aggiunta di nuove persone alla teleconferenza dei può essere dirompente.
Se trovate che è difficile convincere la gente ad arrivare cinque minuti di anticipo, costruire un cinque minuti in più in un momento di incontro. Persone ancora presentarsi in ritardo, ma è possibile ritardare la partenza della riunione per ben cinque minuti o così. È meglio non dire i partecipanti che non iniziare la riunione per cinque minuti, perché poi contano su avendo quel tempo supplementare.
Fornire incontro note in anticipo
Il modo migliore per fare una chiamata in conferenza dei più efficace ed efficiente è quello di assicurarsi che tutti abbiano incontro note in anticipo. Le note riunione dovrebbero dettaglio ciò che si intende coprire all'incontro insieme a potenziali problemi per discutere e richieste di informazioni. Prima è possibile ottenere queste note fuori, meglio. In questo modo i membri della riunione possono preparare in anticipo per la riunione, e possono essere in grado di fornire contenuti ancora più prezioso. Può anche aiutare conferenza membri continuare con quello che stanno discutendo e rimanere in pista, se hanno a lasciare per qualche motivo.
Se si esegue l'incontro come parte di un business o come rappresentante per l'imprenditore, assicurati di eseguire tutte le note riunione dal proprietario o tuo superiore prima di inviarli. Evitare di includere informazioni confidenziali o sensibili. Ricordo anche che, nella maggior parte degli Stati, incontro note può contare come documenti ufficiali aziendali per scopi legali. Questo significa che si deve salvare come prova che il business ha stato conforme le formalità di affari di stato necessario.