Una recente relazione di AIIM (Associazione per l'informazione e la gestione delle immagini), ' vincendo le guerre di carta - catturare il contenuto e mobilitare le truppe processo, mette il dipartimento di conti da pagare (AP) fra le organizzazioni in aree aziendali primi tre voglia trasferirsi senza carta. La relazione AIIM, sulla base dei risultati di un sondaggio di 563 membri AIIM, afferma anche che gli investimenti nell'automazione di elaborazione AP sono destinato a crescere.
Ci sono molte ragioni per cui le organizzazioni danno per voler avanzare una soluzione senza carta AP. Che il dipartimento di AP è uno dei piu 'ricchi di carta' in qualsiasi organizzazione e manuale contabilità fornitori elaborazione tempo consumando, suscettibile di errore e spesso responsabile di ritardo commerciale costose sembrano essere la linea di fondo.
Rimuovere la massa di carta e i requisiti per l'automazione di molti processi manuali oltre a movimentazione fisica libera personale AP per concentrarsi su attività più strategiche. Oltre a poter toccare nel pagamento anticipato di sconti, i requisiti per eliminare i duplicati delle fatture e di evitare ritardi nei pagamenti oltre a loro associate sanzioni pecuniarie sono citati come motivi per l'automazione.
Eliminando i ritardi nei pagamenti anche aiuta a promozione migliori relazioni tra fornitori, come più velocemente query di risposta e pagamento tempi di ciclo.
E insieme a migliorare l'efficienza riducendo i costi di elaborazione come un requisito importante.
Molto è stato fatto in passato delle preoccupazioni delle organizzazioni sui problemi di automazione e conformità - ma questa paura sembra essere rapidamente diminuendo. In realtà il rapporto AIIM dichiara che creazione record migliore per gli scopi di compliance e audit trail è ora visto come un motivo più importante per lo spostamento di una carta senza soluzione rispetto alla risposta più veloce e migliore produttività.
E ' stato interessante leggere un articolo, anche da AIIM, ' carta vs elettronica: quando la prova migliore non è abbastanza buono ', che ha descritto un recente caso della Corte di New York. Il giudice che si pronuncia contro un business che non era riuscito a mantenere i file elettronici dopo stampa informazioni alla copia cartacea sulla base di informazioni erano stato perso che avrebbe potuto essere vitale per il caso. Come l'articolo AIIM ha detto, «che cosa questo significa è che documenti cartacei non più stand come degni sostituti per le informazioni memorizzate elettronicamente si incarnano... sono davvero solo raccontare una parte della storia e, spesso, la parte meno importante».
Così implementa una soluzione di gestione fattura riduce i costi, migliora l'efficienza, migliora la visibilità e il controllo e mantiene la conformità legale.
E l'automazione AP spesso diventa il primo passo in una mossa di elaborazione più libera di carta in genere all'interno di un'organizzazione. Dopo aver sperimentato i benefici che l'automazione porta di prima mano, le imprese sono ansiosi di roll-out dei vantaggi in altri reparti.
Relazione di AIIM mette HR (risorse umane) e corrispondenza cliente come gli altri due reparti principali organizzazioni look per automatizzare con AP. Altre aree di business spesso identificati come priorità per l'automazione comprendono debitori (AR), archivio documenti, customer services e degli appalti e l'elaborazione di spese.