In qualsiasi transazione commerciale, contratti sono documenti integrali. Include informazioni essenziali circa le relazioni tra gli stakeholder aziendali quali clienti, fornitori, dipendenti, partner e l'organizzazione aziendale stessa. Un'organizzazione può tenere un sacco di contratti, rendendo così difficile per loro di monitorare ciascuna. Avendo molti può essere molto impegnativo in termini di tenere traccia di dove sono collocati, come pure chi è responsabile per loro. Per questo motivo, a seguito di un contratto il processo di gestione può essere molto utile per le organizzazioni aziendali. In questo articolo, verranno discusse le basi.
Processo di gestione del contratto è generalmente il modo sistematico di amministrare la creazione, l'implementazione e analisi per ridurre problemi e aumentare le prestazioni operative ed economiche di un'organizzazione. Inoltre, si assicura che le debolezze di un contratto sono identificate e migliorate.
Un processo di gestione del contratto ha quattro componenti di base. Il primo componente è un processo strutturato di creazione e implementazione di esso. Il componente successivo è avvisi automatici. Un avviso automatico è un modo attraverso il quale i processi amministrativi vengono gestiti meglio. Un'altra parte è un flusso di lavoro predefinito che viene utilizzato durante l'analisi dei contratti. Infine, esso comprende una lista di indicatori di performance di un'organizzazione a seconda della natura del loro business.
Tutti questi quattro componenti contribuiscono ad ogni fase del processo di gestione contratto riportato di seguito:
1. Contratto richiesta
Questa è la prima fase della gestione dei contratti. Si tratta di un'offerta per un nuovo contratto, entrando la scaletta di richieste e consegnare al personale corretto.
2. Contratto di Authoring
Dal nome stesso, contratto di authoring è la creazione di un nuovo contratto. In questa fase, le organizzazioni aziendali utilizzano strumenti di authoring forniti dai programmi. Possono scegliere la lingua preferita da un insieme di frasi e termini approvati.
3. Contratto di negoziazione
Dopo la scrittura del contratto, il passo successivo è quello di negoziare con le parti interessate. È fatto con l'invio di una copia del contratto via email o fax. Questa fase del processo di solito ci vuole tempo per finire come ha bisogno di un paio di discussioni.
4. Contratto approvazione
Approvazione contratto segue dopo una trattativa di successo contratto. La maggior parte del tempo, specialmente quelli che sono altamente negoziato bisogno più approvazioni da vari enti dipartimentali di un'organizzazione.
Nel processo, fattori quali il tipo, numero degli accordi esistenti con un specifico delle parti interessate, la quantità del dollaro, i termini e le condizioni vengono considerate.
5. Attuazione del contratto
Questo passaggio comporta semplicemente l'esecuzione dei termini e condizioni elencate.
6. Contratto Compliance Management
Il processo di gestione del contratto non termina con l'esecuzione del contratto. Organizzazioni di affari dovrebbero sempre assicurarsi che entrambe le parti sono in grado di rispettare gli obblighi fissati nel contratto.
7. Contratto emendamento
Lo status di mercato e il rapporto può cambiare nel tempo. Per questo motivo, un contratto potrebbe essere necessario essere modificato o aggiornato sulla base di questi cambiamenti.
8. Contratto di Auditing e Reporting
In questa fase, organizzazioni aziendali di controllo e segnalano le prestazioni in termini di redditività e il suo funzionamento.
9. La cessazione o il rinnovo del contratto
A seconda delle sue prestazioni, un contratto può essere terminato o rinnovato.
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