Organizzazioni di appartenenza ospitano regolarmente eventi per i loro membri. Giocano un ruolo vitale nell'obiettivo a lungo termine di fornire alta qualità, preziosi servizi per i soci e può essere una parte fondamentale di acquisizione e ritenzione di piani di marketing. Gli eventi possono variare a seconda dell'associazione e della loro industria, ma un sacco di eventi comuni includono occasioni come ad esempio:
Istruzione formazione &
Esami
Gruppi di networking
Assemblee
Seminari
Incontri di Management
Conferenze
Serate di gala
Eventi come questi sono vitali come parte della vostra offerta di appartenenza. Aiutano a mantenere un rapporto tra l'organizzazione e i membri, nonché tra i membri stessi. In relazione a eventi come la formazione e gli esami, essi forniscono anche una parte di nucleo del valore aggiunto di servizio prevede l'organizzazione di appartenenza.
Associazioni ospitano spesso anche serate di gala e conferenze annuali. Questi possono essere occasioni enormi, con tutti i membri presenti e possono includere la gestione degli espositori, sponsor, relatori e attività serali. Conferenze possono essere la spina dorsale della tua iscrizione offrendo, e come tale si avrà probabilmente un team separato per gestire queste.
Molte soluzioni di appartenenza software offrono funzionalità di gestione di eventi, ma molti di questi non distinguere tra le reti più piccole e gli eventi di formazione e l'enorme complesse conferenze annuali.
È essenziale che qualsiasi provider di appartenenze soluzione non solo capisce la differenza tra questi eventi più piccoli e la conferenza annuale e gala, ma li sostiene separatamente all'interno della loro soluzione. Le esigenze e i requisiti per ogni squadra sono notevolmente differenti e come tale deve soddisfare la soluzione che li supporta per ciascuno.
Conferenza squadre spesso hanno i seguenti compiti che non sarà il team eventi generali:
Invito e registrazione gestione: l'invio di inviti ai membri mirati e garantendo loro possono registrarsi on-line con facilità
Gestione di alloggio e di viaggio: assicurandosi che vi può offrire i delegati alloggio e viaggio se necessario - assicurando non rimarrebbero e sai chi è su quali trasporto, quando essi arrivano e dove soggiornano
Gestione microsito: molti eventi ricorrenti avranno un minisito dedicato, da cui i gestori eventi possono aggiungere tutte le informazioni sull'evento rilevante. Questo deve essere facile da usare e veloce da aggiornare
Gestione altoparlante: ottenere tutti i dettagli dagli altoparlanti può essere difficile - gestori di evento è necessario gestire loro bio, sintesi di presentazione, agende e altro ancora
Gestione sponsorizzazioni: promuovere opportunità di sponsorizzazione e prendendo il pagamento per queste slot
Flusso di gestione: con molti diversi flussi, è vitale che i delegati possono selezionare facilmente i workshop e le presentazioni che sono rilevanti per la loro
Gestione di stanza: assicurarsi di non prenotare due presentazioni contemporaneamente nella stessa stanza! Assicurarsi di che avere tutte le attrezzature necessarie per ogni workshop, speaker e presentazione
Catering management: gestione del processo di ristorazione richieste, catering ordinazione e tutte associate logistica
Tabella gestione: vendere e prenotare tavoli en-massa e permettono di caricare i propri dettagli di chi è seduto dove i delegati
Segnalazione evento: i rapporti sono la spina dorsale di eventi - eseguire delegato dettagli, rapporti di alloggio, ristorazione rapporti, profitti e perdite e più
Il vostro software di appartenenza deve soddisfare per grandi conferenze ed il management di gala e li trattano come un'entità separata per il formazione, networking e altri eventi che possa eseguire l'associazione. Cercare una soluzione di appartenenza che può offrire tali un modulo di gestione completa della conferenza.