Avete una lista di ingredienti che costituiscono la vostra idea del sistema di archiviazione documento perfetto?
E prima di noi di andare avanti, voglio dire un passo lontano da specifici tipi di sistema e chiedere come - in un mondo ideale - Vuoi organizzare, archiviare e accedere ai documenti che guidano il vostro business?
Gente che parliamo per mettere costantemente di voler eliminare la carta da un processo documento come una priorità assoluta quando alla ricerca di una soluzione di archiviazione del documento. Automatizzare l'elaborazione naturalmente fare questo - ma l'automazione non è solo circa la rimozione fisica della carta.
L'automazione significa anche snellire l'elaborazione - e in tal modo molte altre caselle su una conservazione perfetta soluzione-lista dei desideri di ticchettio.
In primo luogo, le aziende dicono, il processo di archiviazione deve essere semplice, veloce e facile da usare - che vogliono sbarazzarsi di quelle traboccanti 'deposito' vassoi, i risultati del personale pianificazione che secolare lavoro odiato per 'domani'.
È indispensabile, troppo, che la procedura per trovare e recuperare qualsiasi documento particolare è non solo semplice, ma anche rapido - immediata preferibilmente.
Deve essere possibile accedere a tutti i documenti in un sistema con la stessa facilità - e questo significa compresi quelli archiviati (e senza la necessità di arrampicarsi tutta la costrinsero fuori sedie e termoventilatori antichi si ritirò in camera deposito seminterrato o dover viaggiare fuori sede per la funzione di archivio appositamente commissionate).
Le organizzazioni sono molto concentrate sulla possibilità di allocare preziosi metri quadrati a loro bene più prezioso - loro personale (e non ingombranti schedari) - e sono anche estremamente interessate a ridurre i costi di archiviazione.
Qualsiasi soluzione di storage deve naturalmente essere legalmente conforme - e tutti Commenti su come mai vogliono avere il fastidio di perdere un documento nuovo.
Quello che la gente non vuole è di dover tenere un documento fisicamente in vista nel loro vassoio come un promemoria che il trattamento è necessario a una data futura. Loro ideale è quel documento essere riposto in modo sicuro e una notifica quando è necessaria un'azione. Allo stesso modo, non vogliono avere a mano-scrivere istruzioni e portarsi un file pesante lungo alla persona successiva nella catena di elaborazione.
E naturalmente la sicurezza è di fondamentale importanza - non solo per assicurare che i documenti sono sicuri dai pericoli fisici quali incendi e inondazioni, ma anche assicurandosi che l'accesso è limitato solo agli utenti autorizzati.
L'automazione significa azienda documenti centralmente, ma rendendoli accessibili da ovunque in business - per la persona seduta al banco successivo, nella stanza accanto o operano da un ufficio di un continente lontano - e disponibile 24/7.
Documenti possono anche essere catturati da dovunque nel business. Quelli già in formato elettronico, vengono acquisiti automaticamente e documenti cartacei possono essere scansionati e tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) utilizzato per estrarre i dati essenziali per l'elaborazione in avanti.
Possono essere definiti più livelli di autorizzazione e istituito un sistema di avvisi di notifica quando è necessaria un'azione. Un documento può essere recuperato anche in modi diversi - via numero di fattura/numero assistenza per esempio.
Un sistema non è solo più efficiente, tuttavia, adozione inoltre riduce i costi - archiviazione, cancelleria e l'elaborazione. Inoltre, utilizzando il flusso di lavoro per automatizzare alcuni dell'elaborazione manuale libera personale di concentrarsi sul lavoro più strategico.
E semplice, veloce e facile da usare? I nostri clienti la penso così.
Oh-, ma una soluzione di gestione del documento non farà il tè.