"Un certo numero di imprese di oggi è ora privo di supporti cartacei per impostazione predefinita all'inizio del conto, e alcuni possono anche richiedere il pagamento per le versioni stampate delle fatture e dichiarazioni".
Questo era un commento in un articolo pubblicato dal documento Media la scorsa settimana, rivelando che la mossa di transazioni senza carta sicuramente è in crescita. Seguendo un progetto di ricerca di cinque mesi che documento Media prevede che entro il 2017 8,6 miliardi di fatture e dichiarazioni inviate ai consumatori negli Stati Uniti sarà privo di supporti cartacei - che è oltre il doppio la figura 4,2 miliardi del 2012 e che rappresenta il 35 per cento delle bollette e le dichiarazioni inviate.
Più consumatori PayStream consulenti optare in Paperless eFattura ha recentemente sottolineato quasi il 66 per cento dei consumatori di pagare le bollette online nel 2011 - il 2 per cento sui numeri in questo modo nel 2010.
Secondo l'Automated Clearing House associazione nazionale negli Stati Uniti le uomo tre ragioni per la scelta di andare senza supporto cartaceo durante la ricezione e pagare le bollette sono:
Per un più facile accesso (dicono online è relativamente agevole rispetto con rovistando attraverso cassetti)
Per ridurre l'ingombro
E di essere buoni e 'verde'.
E migliorando l'efficienza, ridurre la montagna di carta e aiutando indirizzo questioni ambientali sono tra le imprese priorità per l'automazione di processi basati su documenti.
Tuttavia, rimane il fatto che gran parte della comunicazione nel mondo degli affari è ancora ricevuto in formato cartaceo - abbiamo recentemente commentato che questa figura è il 73 per cento dei documenti ricevuti, con 62% arrivando attraverso il post e 11% arrivando come fax.
Uno dei motivi principali per aggrappati a questo uso della carta è tradizione - carta è stato intorno per un lungo tempo. La parola "carta" stessa proviene dagli antichi greci che hanno usato papyros fatta dalla pianta di papiro per iscritto e la carta come la conosciamo che è stata inventata dai cinesi nel II secolo A.C.. Originariamente fatti a mano, produzione di carta gradualmente diffondersi al resto del mondo e il suo uso è decollata quando acqua cartiere abilitato produzione meccanizzata nel Quattrocento.
Così non è sorprendente che la carta continua ad essere utilizzato in quantità. Ma questo aggrappato all'abitudine ha relativo svantaggio per le imprese, non meno importante perché l'elaborazione tradizionale mailroom è lento, inefficiente e costoso.
Lo spostamento di una mailroom digitale non solo migliorare la velocità e l'efficienza, ma anche risparmiare sui costi.
Una mailroom digitale cattura essenzialmente in forma elettronica tutti i documenti per entrare in un'organizzazione, con formati carta scansionati e li instrada automaticamente alla soluzione persona, dipartimento o backend ERP, CRM, ECM o del flusso di lavoro appropriata.
La tecnologia intelligente classificazione consente documenti in arrivo essere categorizzate - per esempio, come corrispondenza, fatture, contratti e ordini di vendita. A seguito di classificazione, riconoscimento potente software identifica i dati essenziali, riducendo drasticamente la necessità di chiave in informazioni. Il documento è poi inoltrato per la lavorazione in avanti - a dipartimento/individuo pertinente, ad altri per informazioni e l'escalation ove necessario - tutto in conformità con le regole di business di un'organizzazione.
Costi di lavorazione sono grandemente ridotte attraverso eliminando la necessità di gestire fisicamente documenti una volta analizzati, e il processo di tutta in avanti è diventato molto più efficiente con i documenti disponibili on-line.
AIIM (Associazione per la gestione di immagini e informazioni) dire che loro indagini evidenziano costantemente i benefici chiave di un mailroom digitale per includere il servizio clienti migliorato, come documenti in arrivo sono immediatamente disponibili e risultante in un avvio molto più veloce il processo di business e un tempo di risposta di query più efficiente, più rapide.
AIIM ha anche trovato che il ROI (return on investment) per l'automazione di mailroom era tipicamente 12 mesi per il 46% delle organizzazioni e a 18 mesi per il 64 per cento.