Domanda veloce per voi... Si sta utilizzando Microsoft Outlook al massimo delle sue potenzialità nella vostra azienda? Probabilmente non è la risposta! Beh qui sono un paio di cose semplici che è possibile implementare subito per ottenere più organizzato utilizzando un programma che è già sul tuo desktop. Che è a meno che non sei un ribelle completo e sono andato con un Mac.
Top 3 funzioni in Microsoft Outlook che uso!
1. Le cartelle
Amo le cartelle in Outlook per l'organizzazione di argomenti. Ho uno per il mio pullman, uno per i clienti, cose personali, viaggi, ecc. Ecco perché questo, come ai vecchi tempi necessaria una cartella per tutto e che ha ottenuto abbastanza ingombrante. Il livello di organizzazione all'interno di un solo flat-out rocce di cartella Windows! Ad esempio, nella cartella del mio cliente posso cliccare su quella cartella e organizzare la vista che sto guardando dal nome del client (da), soggetto, data di ricevuto, ecc. Il mio trucco è che sprofondo tutte le sottocategorie, così posso scorrere velocemente per trovare la persona che sto cercando. È come avere le cartelle all'interno di cartelle senza tutto il caos.
2. Attività
Questo è di gran lunga la gemma nascosta all'interno di Outlook. Se non si utilizza qualsiasi altra cosa, usare questo! Mi hanno anche installazione a mio parere quando apro outlook, così posso vedere quello compiti devono ottenere fatto oggi e cosa deve venire fino a domani. Io uso questo per tutto ciò che non è un appuntamento. Che include progetti, follow up, post di blog, ecc. È possibile impostare a ricordarvi o appaiono solo nella visualizzazione. Una cosa che amo anche su questa funzionalità è la possibilità di aggiungere una categoria per ogni attività. Le categorie sono quelle 4 poco colorato quadrato nel tuo riquadro attività che la maggior parte delle persone non hanno alcun indizio circa. Semplicemente clicca su 4 poco colorato quadrato per personalizzare le vostre categorie. Uno dei modi di che utilizzo di questa funzione è per segnare i miei compiti di blog. In questo modo in un colpo d'occhio, posso vedere quanto ho in programma di scrittura. Vedete, non scrivere ogni volta che ho un'idea. Creare un'attività; dare un titolo dell'idea, butto giù i miei pensieri e pianificazione IT!
Una cosa più cool di compiti è che è possibile fare clic su vista principale di questa sezione e filtrarlo da argomenti... Così miei argomenti più utilizzati sono, attività completata, attività scadute e attività attive. È un ottimo modo per ricordare a te stesso di tutte le cose che avete compiuto.
3. Rapidi parti
Parti rapide sono super cool per diversi motivi e occasioni. Per me, mi piace utilizzare questa funzionalità per mantenere un record facile delle mie risposte in scatola e-mail o email contenuti della campagna. Questo è più facile da capire una volta che lo vedi.
Quindi clicca su "Nuova Email". Nel nuovo messaggio e-mail, fare clic sulla scheda "Inserisci" nella parte superiore dell'email. Verso la destra della finestra verrà visualizzato un menu a discesa "Parti rapide". Fare clic su esso. Che vi mostrerà ciò che è già nella sezione parti rapide.
Per utilizzare questa funzionalità...
Tipo su un'e-mail che si desidera salvare. Evidenziare il testo che si desidera salvare e quindi fare clic sul menu a discesa parti rapide. Fare clic su "Salva selezione rapida parte Galleria". Questo è tutto. Si è fatto.
La prossima volta che si desidera utilizzare quella parte veloce, basta aprire un'e-mail e fare clic su "Inserisci" e trovare la parte rapida che si desidera utilizzare.
Spero che questi suggerimenti rapidi aiuto ottenete più organizzato nella vostra azienda...
Un ultima nota... Se non sai come impostare Outlook, trovare un 12-year-old e chiedere aiuto. Una confezione da 6 di red bull, mountain dew o copia di halo è tutto che vi costerà...