Scrivo molto circa i benefici dell'ufficio senza carta, il processo paperless - ho pubblicato un blog la settimana scorsa, Going paperless - dall'individuo per il business e la settimana precedente ha scritto sull'archiviazione documenti - requisiti legali e come risolvere il problema della montagna di carta.
E i vantaggi della conversione di documenti cartacei di elettronica sono indiscutibili: ci sono i problemi del verde e dell'ambiente, i costi di stoccaggio ridotti, gli aspetti di sicurezza di mantenere documenti sicuro dal fuoco e danni d'acqua, i vantaggi di conformità archiviazione elettronica porta - più dipendenti hanno accesso 24/7 per i documenti di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro.
A segnalare sulle organizzazioni in movimento per sistemi senza supporto cartaceo. Nel mese di marzo che è stato annunciato che il Ministero della giustizia è stato introdurre l'uso del crimine eForms e che da 1° aprile 2013 non sarebbe non più accettare versioni cartacee.
Proprio questa settimana un articolo apparso in ComputerWeekly dicendo che un certo numero di britannici delle forze di polizia sono state spostando i processi basati su carta con il pubblico online e a partire con armi da fuoco licenze - loro rubrica 'polizia britannica inizia a strappare i processi transazionali dickensiano', con un riferimento per il direttore di risorse UK polizia Matthew Bennion-Pedley di commentare l'attuale sistema dickensiano. Finora le 38 forze sparsi in Inghilterra e Galles hanno mostrato interesse e si è detto per essere la prima volta un gruppo di forze di polizia ha ottenuto insieme per passare a una soluzione di e-commerce senza una direzione da parte del governo.
A volte la conversione di carta elettronica è trattata come un fine in sé - ma i benefici di going paperless sono tanto maggiori soltanto gli aspetti di conservazione e di accesso. Flusso di lavoro automatizzato streamlines processing, migliorando tempi ciclo di processo e porta una miriade di BI (business intelligence) e gestione informazioni benefici.
E ancora molte organizzazioni sembrano mancare questo trucco - AIIM recentemente riportato i risultati di una ricerca carta evidenzia che più della metà delle organizzazioni intervistate ha detto che hanno riscritto, dati da immagini digitalizzate. Questo, come sottolinea AIIM, significa che un dipendente è effettivamente la stampa un documento elettronico da cui i dati per creare un ulteriore documento elettronico, con tutto l'elemento operatore tempo e rischio di mis-keying svantaggi di reimpostazione delle chiavi.
Automatizzato di estrazione dei dati, come tramite OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e codici a barre, tecnologia, può identificare dati essenziali da qualsiasi formato di documento originale - Word, PDF, email - e i dati estratti convalidati contro ERP di un'organizzazione, enterprise content management o altri repository di informazioni.
Documenti possono essere indirizzati poi a persona/reparto appropriato o per le azioni pertinenti. Informazioni acquisite utilizzabile anche per aggiornare automaticamente la linea di applicazioni di business.
L'automazione di alcuni del trattamento lascia personale libero di concentrarsi sui compiti più strategici, con l'elaborazione configurato per soddisfare i criteri e le regole di business. Miglioramento della sicurezza deriva dall'essere in grado di definire autorizzazione accesso e strategie di escalation possono essere integrati.
Con maggiore visibilità e controllo durante la lavorazione, gli strumenti di reporting e BI forniscono anche informazioni analitiche - e gestione avanzata e infine i dati possono essere inviati automaticamente a qualsiasi linea di sistema di business, applicazioni ERP, CRM o delle risorse umane, tramite interfacce senza soluzione di continuità.
Il processo di business tutto è più efficiente, e i costi scendono. Organizzazioni di automatizzare l'elaborazione di fattura, ad esempio, segnalano regolarmente un ritorno sull'investimento di tra 6-12 mesi.