Avere a che fare con montagne di documenti cartacei può essere uno dei maggiori problemi di fronte a un'organizzazione. Documenti cartacei sono costosi per elaborare, può essere fuori luogo o perso, e ulteriormente giù la linea problemi sorgono per quanto riguarda l'archiviazione.
Un certo numero di tipi di documento have una durata di conservazione definita dalla legge - molti di quelli che si trovano in finanza sono un esempio. Fatture e IVA relativi documenti devono essere conservati per sei anni e dettagli PAYE, salari e reddito fiscale record per tre. HR (risorse umane) deve garantire rapporti di incidente sono conservati per tre anni e record riferendosi a questioni mediche hanno diverse lunghezze di archiviazione specificato.
Alcune industrie hanno loro propri periodi di conservazione definiti per i documenti. GPs sono necessari per contenere record fino a 10 anni dopo la morte di un paziente (o dopo che il paziente ha lasciato il Regno Unito,) a meno che rimanere nell'Unione europea.
Ma in aggiunta, ogni organizzazione avrà le proprie esigenze di archiviazione documento aziendale.
La sfida - archiviazione di documenti cartacei è così costoso come difficile da gestire
Quanto spazio prezioso pavimento-organizzazione necessario allocare per classificatori - e armadi spesso contenenti documenti che potrebbero mai nemmeno essere guardò nuovamente fino a quando preso per essere distrutto alla fine della loro durata di conservazione? Che dire di quei documenti che richiedono l'accesso a un certo momento? Per quanto tempo il vostro team di conti da pagare (AP) spendere in scatole di cartone archivio alla ricerca di quella fattura illusorio il tifo? Non importa il ritardo di tempo e la spesa nella richiesta e inseguendo la consegna degli articoli archiviati altrove.
Poi ci sono la privacy e sicurezza, questioni legate alla protezione dei dati, e tutti i problemi risultanti associati con accesso alle camere, serrature a combinazione - e smarrito le chiavi.
Plus, che ne garantisce la protezione per questi documenti vitali da incendi e inondazioni? Non ci vuole molta acqua per rovinare un record di carta.
Che è dove entra una soluzione di gestione dei documenti - archiviazione documenti elettronicamente e sicuro, e fornendo istante accedere 24/7 per gli utenti si autorizza.
Come può aiutare una soluzione di gestione del documento
Nella consulenza alle organizzazioni, HM Revenue and Customs (HMRC) dice che IVA record, dettagli di PAYE, salari e reddito fiscale record archiviati elettronicamente deve essere "facilmente accessibili a voi e ad un ufficiale di IVA" quando si visita.
Con un documento di soluzione di archiviazione documenti possono essere analizzati nel sistema, abilitazione del personale - e autorizzato funzionari visiti - per individuare facilmente i documenti specificati come e quando necessario.
Tuttavia, l'archiviazione è solo l'inizio (pur che non arriva alla fine della vita per il documento). È utile, ma in movimento all'inizio del processo di acquisizione di documenti e l'aggiunta di elaborazione del flusso di lavoro porta anche ulteriori benefici, risparmiando tempo e costi.
Ad esempio, con una soluzione di gestione fattura, le fatture sono archiviate elettronicamente (fatture analizzate come entrano il dipartimento AP di carta), permettendo l'accesso istantaneo durante il processo di business per risolvere le query immediatamente, ecc e recuperabili tramite IMS o integrando la linea dei sistemi aziendali.
Uno dei motivi dietro la decisione di forze di polizia di un Midlands per automatizzare l'elaborazione della relazione incidente era la quantità di spazio fisico necessario per archiviare la documentazione - record di infortuni (alcuni contenenti fino a 30 diversi documenti) sono tenuti ad essere mantenuto dalla legge per 10 anni.
Avendo implementato il loro incidente automatizzato soluzione delle forze di polizia di reporting ha infatti potuto perdere le righe dei classificatori. Ma, in più, investendo in una soluzione che acquisisce i documenti all'inizio del processo, software di flusso di lavoro potrebbe essere incluso per garantire la conformità con le prassi migliori, eliminare alcuni dei lavori manuali e consentire al team di monitorare e soddisfare gli indicatori KPI critici - tutti risultanti in un servizio molto migliore.