Continuiamo il nostro esame dettagliato del corretto mantenimento dei registri pratiche esaminando gli elementi supplementari relative alle varie categorie che richiedono conservazione e le sanzioni per il mantenimento dei registri negligente.
Forme-9
La riforma dell'immigrazione e controllo Act (IRCA) vieta l'assunzione di immigrati clandestini. I datori di lavoro sono tenuti a compilare un modulo-9, l'immigrazione e occupazione ammissibilità modulo di naturalizzazione servizio di verifica. Essi deve includere informazioni riguardanti l'identità e l'autorizzazione al lavoro di tutti i dipendenti. L'inosservanza di queste prescrizioni può portare a sanzioni civili o addirittura penali. Sebbene non sia obbligatorio secondo la legge, salvare copie di corroborante documenti di identificazione e lavoro autorizzazione oltre le forme-9 è raccomandato.
Record deve essere salvato per 3 anni dopo l'occupazione e/o un anno dopo la cessazione, qualunque si verifica più tardi. Il record dovrebbe essere archiviati insieme in un file comune o collettivamente salvati elettronicamente, per tutti i dipendenti piuttosto che essere collocati in file singoli personale.
Dati dei benefici degli impiegati
Dipendente pensione Income Security Act (ERISA) sovrintende pensionamento e altri benefici per i dipendenti. I datori di lavoro devono conservare record di avvisi di Cobra, record, i dati di supporto nelle descrizioni di riepilogo piano (DOCUP), registrazioni riguardanti l'ammissibilità per i benefici sotto ERISA e relazioni annuali per tutti i piani a benefici.
Record generalmente devono essere salvate per sei anni dopo la cessazione dell'occupazione, anche se i documenti relativi alla determinazione di ammissibilità per i benefici devono essere mantenute per quanto pertinenti.
FMLA/CFRA
FMLA (famiglia e atto medico lasciare) permessi dipendenti intitolati a fino a 12 settimane di congedo entro un periodo di 12 mesi, a seconda di particolari criteri medici e familiari. Generale record per quanto riguarda le richieste dovrebbero essere memorizzati in file personale. Le specifiche dei requisiti medici e dettagli di richieste tra cui diagnosi devono essere inseriti nei file di medico o di salute del dipendente.
Documentazione pertinente deve essere conservati per un periodo di 4 anni, secondo il FMLA, ADA e CFRA (California famiglia Rights Act).
Record di salute dei dipendenti
Record di salute dei dipendenti comprendono tutta la documentazione di droga e alcol test record, physicals preimpiego, lavoro lesioni o decessi (OSHA forme 300, 300A e 301) e referti medici specifici.
Risultati esami medici sono riservati e devono essere conservati separatamente da altri record. Record di qualsiasi esame medico richiesto dall'OSHA o derivanti dall'esposizione a sostanze tossiche o pericolose devono essere mantenute per 30 anni dopo la cessazione dell'occupazione. In caso contrario, record di salute dei dipendenti devono essere salvate per 5 anni.
Workers' Compensation
Ogni attestazione di lavoro-lesione deve essere salvato in un file che include il nome del lavoratore, numero di attestazione dell'amministratore dell'indennizzo, la data dell'infortunio, l'indicazione se il reclamo è un indennizzo o reclamo solo medico, un certificato di consenso alla self-insure se appropriato e una nota se c'è stato un rifiuto.
Documentazione per quanto riguarda i lavoratori ' indennizzo deve essere mantenuto per 5 anni dalla data di infortunio o di 1 anno dall'ultimo indennizzo tempo fu consegnato al lavoratore.
Chi deve mantenere record?
Tutti i datori di lavoro sono obbligati a mantenere registrazioni riguardanti il ciclo di vita di un lavoratore dipendente e per salvare la documentazione di conformità dello stato e regolamenti federali. Tuttavia, alcune eccezioni esistono basato sul numero di dipendenti dell'azienda. I datori di lavoro dovrebbero verificare con il loro dipartimento di risorse umane per i dettagli.
Multe e sanzioni
Violazione delle pratiche di richiesta di mantenimento dei registri può incorrere in multe fino a $70.000, come pure i termini della prigione che variano secondo la specifica violazione. Le frasi sono spesso "per incidente," che in genere comprende tutti gli incidenti che si verificano a ogni singolo dipendente.
Riassunto
Comprendere lo stato e le leggi di occupazione federale che requisiti di archiviazione dell'unità è essenziale al fine di conformarsi con loro. Mantenimento dei registri abile aiuterà anche difendere le azioni e le decisioni dell'occupazione e facilitare la gestione efficiente ed efficace delle risorse umane. Te avvalersi di consulenti risorse umane per l'orientamento e osservare la documentazione intelligente e mantenimento dei registri per un'azienda organizzata e sicura.