Uno dei più importanti e forse il più incompreso, di tutte le pratiche di occupazione è documentazione dipendente. Numerose leggi statali e federali, compreso il Fair Labor Standards Act al titolo VII del Civil Rights Act, richiedono i datori di lavoro preservare i record dei dipendenti per un periodo stabilito di tempo. Oltre ai documenti ufficiali riguardanti questioni come il salario e ora informazioni, documentazione riguardante le prestazioni dei dipendenti, comunicazione con i clienti o fornitori, forme-9 e libri paga dei dipendenti è anche cruciali, fornendo prove legali in caso di necessità.
Molti datori di lavoro non capiscono l'importanza della documentazione. Eventi che non sono documentati saranno considerati manifesta, come se si sono mai verificati. Anche i datori di lavoro che cogliere l'importanza di mantenere record non fanno sempre lo sforzo sufficiente a mantenere un'adeguata documentazione per difendersi in caso di necessità sorgono. I datori di lavoro possono finire in tribunale, appassionatamente asserendo che parlavano con loro dipendente per quanto riguarda una questione particolare in diverse occasioni, senza alcuna prova a sostegno loro pretesa. Un datore di lavoro saggio dedicherà tempo e sforzo verso la documentazione adeguata.
Il valore della documentazione
Documentazione presenta prove concrete di dati, fatti e azioni in caso di indagine, l'arbitrato e contenzioso, fornendo protezione ad aziende e dipendenti. Documentazione offre la prova che le decisioni riguardanti lo status di dipendente erano basate esclusivamente sul rendimento di lavoro e altri problemi correlati. Al contrario, documentazione protegge dipendenti da false dichiarazioni rese da supervisione per quanto riguarda la mancata prestazione.
Qual è la documentazione?
La documentazione è la segnalazione formale di valutazioni, osservazioni, incidenti e fatti di qualsiasi situazione particolare o comunicazione. Può includere videocassette, registrazioni audio e simili, anche se la forma più comune della documentazione è la parola scritta.
Documentazione non richiedono generalmente firma di un dipendente, tranne in casi specifici come al ricevimento di un manuale, formazione o possibilmente un avviso disciplina.
Quando al documento
I manager devono prestare attenzione a registrare eventi appena come concretamente possibile. Gli studi dimostrano che la memoria di una persona comincia a sbiadire o cambiare rapidamente come 15 minuti dopo un evento trapela. Documentazione prontamente registrato sarà considerata più credibile e affidabile.
Elementi di documentazione
Documentazione deve includere la data che si è verificato l'evento, la data documento-scrittura e i nomi completi e titoli delle parti coinvolte. I gestori dovrebbero registrare la violazione assistito o il tipo di evento osservato, incluse fotocopie di qualsiasi prova e fornendo dettagli specifici pertinenti.
Obiettivo e specifiche
Nella registrazione di documentazione uno dovrebbe cercare di essere molto specifico, pur rimanendo completamente oggettivo, avendo cura di attenersi ai fatti. I manager dovrebbero evitare esagerazioni e steer chiaro di "opinioni". "Jake evitato ogni contatto con gli occhi durante l'incontro," è un'osservazione obiettiva del comportamento, mentre "Jake sembrava essere ingannare me," potrebbe essere considerato un parere privo di evidenza di supporto.
Nel nostro prossimo post, chiariremo quali situazioni e incidenti richiedono documentazione e individuare errori di documentazione comuni vale la pena di evitare.